プロセス：ユーザー辞書を使いこなして入力をスピードアップ
タイピングの入力を早くするには限界があります。そこで便利なのが辞書登録です。自分がよく使う言葉や文をユーザー辞書に登録しておくのです。
例えば、「プレジデント社」という社名を「ぷ」という読みで登録しておくと、一文字打つだけで入力ができます。他にも人名、商品名、部署名、住所、電話番号、メールアドレスなど、頻繁に入力する言葉は一度全部登録しておくと文章を打つのが楽になり、ミスも防げます。お客様の名前や社名などは、間違うと時短どころか失礼に当たりますので、最初に登録しておくとよいでしょう。
さらに時短になるのは、文章を登録しておくことです。「お世話になっております。◯◯です」「よろしくお願いいたします」「ありがとうございます」などを毎回入力するのは非効率です。
例をあげると、私は「よろ」という読み方で
・よろしくお願いいたします。
・よろしくお願い申し上げます。
・何卒よろしくお願い申し上げます。
・引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
・今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
という6パターンを登録しており、変換キーで選べるようにしています。相手の方や内容のフォーマル度に合わせて、表現を変える手間が省けるわけです。スマートフォンでメールを書く時には特に便利です。スマートフォンはキーボードが打ちにくく、画面も小さいので誤字脱字に気がつきにくいからです。ビジネスメールは定型文が多いので、思いのほか効率が上がり、正確性も増します。
プロセス：メールの処理ルールを決める
プロセス効率を上げる2つ目のコツは処理ルールを決めることです。「要対応」と「処理完了」のメールが受信トレイに混在していると作業効率が悪いからです。例えば「完了フォルダ」を作っておいて、以下のように処理ルールを決めると、受信トレイには要対応のものだけが残り、処理しやすくなります。
・すぐに返信が必要なメールは、メールを返信して「完了フォルダ」へ
・添付ファイルが重要なメールは、ファイルをパソコンに保存して「完了フォルダ」へ
・送信者からの指示があるメールは、指示をTo－Doリストに記入して「完了フォルダ」へ
・予定の連絡メールは、予定をカレンダーに転記して「完了フォルダ」へ
・あとで返信が必要なメールは、履歴付きの返信メールを作成→「下書き」へ
「完了フォルダ」以外にもフォルダを作って分けてもよいですが、あまり細かく分類しすぎると処理時間が余計にかかるため、2～3つくらいにしておいた方がいいでしょう。最近のメールソフトは検索機能もよくなってきているので、後から見つけるのも簡単ですので、あまり詳細なフォルダ管理はおすすめではありません。