▼社外メール編

社外の方にメールを送る際には忙しい相手に時間を割いていただくという意識が大切です。特にアポイントをとるときは目的や社外メール編場所、全体の見込み時間や人数を記し、不明点のないように。

［1］役職に「様」はつけない
「営業部部長　山本様」「山本部長」など。

［2］敬語の重なりを最小限に抑える
「お伺いさせていただきたい」は三重敬語。「伺いたい」が正しい。また、「～したいと思い」「～したいので」は「～したく」に統一するとシンプルになる。ここでは「ご挨拶に伺いたく、～」が正解。

［3］「なる」は何らかの変化を伴うときに使う
この場合、変化はないので「なります」は不適切。「3名でございます」とする。

［4］敬意の対象がウチかソトかを考える
社内で本人に直接伝えるときには「申し上げます」だが、社外の人には「申し伝えます」。

▼社内メール編

社内でのやりとりであれば過度な敬語は不要です。意識的に簡潔に、一文を短く書くよう心がけましょう。

［1］「了解する」は使わないほうがベター
誤りではないが、荒っぽい印象を与えるため避けたほうが無難。

［2］「申す」は謙譲語。対象が相手の場合は尊敬語を使う
「高橋さんがおっしゃいました」「ご指摘くださった」などを用いるのがよい。

［3］簡潔な言い回しを心がける
敬語が重なり、くどい印象に。「新プロジェクトを提案いたします」など簡潔に。

［4］同じ敬語でもよりよい印象を
「おられる」でも間違いではないが、ややくだけた印象を与えてしまうため、「いらっしゃいますか」を使うほうがいい印象を与えられる。