PCデスクトップ編：階層別にすっきりフォルダ分け

 
【理論派】のデスクトップ

必要なファイルを一瞬で呼び出すために、フォルダの数と階層分け、そして分類方法の見直しが重要。

理論派に合うフォルダ分けは、業務内容別。まずはプロジェクト別フォルダを作ります。その中で企業や個別案件別のフォルダに分け、さらに書類の種類、と徐々に詳細に落とし込むと規則性がでます。

さらに増えがちなワードやエクセルのファイルにも、順序立てた名前付けを。「20150110A社新規プロジェクト提案書」のように作成日、取引先、プロジェクト名、書類の内容の順番で明記しましょう。

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理論派におすすめテクニック

▽理論派におすすめテクニック
［1］各ファイル名は、作成日、取引先、業務名、書類名の順に記入
［2］フォルダの中は、期間→内容→詳細の3段階で階層化
［3］フォルダ名の最初に使用頻度順に通し番号を入れる

 
【直感派】のデスクトップ

デスクトップにアイコンが散らばりがちな直感派。「進行中」「準備中」「終了」と作業段階別にフォルダを用意して、進行中のファイルもそこに入れましょう。フォルダの中は階層分けよりも、検索しやすい名前をつけることでファイル数が増えてもキーワードで容易に検索することができます。顧客先、プロジェクト名、さらに「考え中」など自分が感覚的に探しやすい言葉でもOKです。

また、使用頻度の高い共有フォルダやソフトなどは、ショートカットを作成しておくことで、ワンクリックでたどり着くことができます。

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直感派におすすめテクニック

▽直感派におすすめテクニック
［1］「進行中」「準備中」「終了」の3フォルダで整理
［2］よく使う共有フォルダやソフトは、ショートカットを置く
［3］各ファイル名には、検索しやすいように必ず案件名を入れる