メールは仕事に欠かせないツールだが、効率的に活用している人は意外に少ない。パーソナルマインドトレーナーの森田ゆきさんは「メーラーを単なる“メールをやりとりするツール”として使うのはもったいない。きちんと整理整頓された受信トレイは、タスク管理や思考を整理するためのツールとしても活用できるのです」という――。

※本稿は、森田ゆき『賢い人の質と速さを両立させる時短100式』（かんき出版）の一部を再編集したものです。

付箋を手に取るビジネスウーマン
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メールを溜めているだけでは意味がない

「あのメール、どこにいったっけ……？」と、必要な情報が記載されたメールを見つけるために過去のスケジュールを確認したり、受信トレイ内を検索したりと手間取ったことはありませんか？

検索してパッと一発で見つかれば問題ありませんが、中には同じ苗字の人や同じ会社の人、同じプロジェクトの別のメールがいくつも候補としてヒットしてしまい、そこからメールを一つひとつ確認して探す羽目になることもあります。

このような理由から、基本的にメールは受信しっぱなしにせず、不要になったら削除する、あるいは残しておくならフォルダ分けをして整理しておくことをおすすめします。

さらにメールを溜めっぱなしにしていると受信トレイの容量がいっぱいになり、メールを受信できなくなってしまう場合もあります。

そんな状況になるまで放っておいたら、削除するためのまとまった時間を取るのはかなり面倒だし手間です。であれば、普段から受信トレイを整理整頓しておいて、いつでも必要なメールをすぐ見つけられる状態にしておくほうが効率的です。

不要なメルマガは「削除済みアイテム」にあえて入れない

まずやるべきは、不要なメールマガジンの登録（購読）解除をすることです。

そもそもメールが送られてこなければ、捨てる手間も整理する時間もいりません。取引先の発行するメルマガだから解除できないなどの理由があるものは、メルマガ用のフォルダを作り、自動振り分けを設定して、そこに入るようにしておきます。あえて「削除済みアイテム」に入れないことで、取引先と会う前などにタイトルだけチェックしたり、数通読むことで、相手との「話題」に使用することができます。そして、一定期間経ったらまとめて捨てればよいのです。

進行中のプロジェクトに関するメールや、保存しておく必要のあるメールは、「プロジェクト」「取引先」「内容」などのカテゴリー分けしたファイルを作成し、メールを読んで対応したあとはふさわしいフォルダに振り分けましょう。そうすれば、そのフォルダ内での検索が可能となり、必要になったタイミングでの検索がしやすくなります。

また、プロジェクトが終了するなどして不要になったメールや、読み終わった（あるいは読む気がない）メルマガはどんどん削除し、受信トレイの容量を節約しましょう。