報・連・相どれでもまずは事実から入る

ビジネスパーソンにとって、「報・連・相（報告・連絡・相談）」は基本ですよね。「報告」「連絡」「相談」のどれを行うにしても、大事なのは「事実から伝える」ということです。

なぜなら、ビジネスの場では「事実」は「判断の材料」になっているからです。

例えば、取引先との商談から戻ってきたAさんが、上司から「商談はどうだった？」と聞かれて、こう答えたとしましょう。

「先方の反応はまずまずでした」

何が「まずまず」だったのか、さっぱりわかりませんよね。「あなたの感想は要らないよ」と言われるのがオチです。

「今日の商談には、先方のB課長も同席していました。B課長から、『この見積額で明日の部内会議にかけてみるよ』と言われました」

このように「事実」を伝えたら、どんな状況だったのか、相手にもわかります。

また、Aさんは「まずまず」だったと思っていても、上司は「あの会社のC部長は、見積の査定が厳しいから、部内会議で値下げの話が出るかもしれないな」と思っているかもしれません。その場合、「さらに値下げを要求されたときのために対策案を準備しておこう」と次の行動に展開することもあるでしょう。

ビジネスの場で大事なのは、客観的な「事実」です。「あなたはどう思うの？」と聞かれて初めて、自分の意見を伝えるくらいでちょうどいいのです。

そして、自分の意見を伝えるときには、「ここからは私見ですが」と前置きしたうえで説明しましょう。どこまでが「事実」で、どこからが「意見」なのかがわかると、相手にとってわかりやすい説明になります。

説明をするビジネスウーマンの手
写真＝iStock.com／mapo
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「どう思う？」と聞かれたときは事実の説明は後回し

「事実から伝える」という話をしましたが、いつでも事実から伝えるべきかというと、そうとは限りません。「○○の件について、あなたはどう思う？」と意見を求められたのなら、「先に自分の意見や解釈を伝え、その理由として事実を伝える」という順番で説明しましょう。

けれども、「事実→私見」の順番に固執していると、どうなるでしょうか。

「○○の件について、どう思う？」
「その件ですか。実は以前にこんなことがありました」

このように、事実から話し始めると、問いかけをした相手の頭には「？」が浮かぶことでしょう。「私の質問に答えてくれていない」という気持ちを、相手に抱かせてしまうかもしれません。