孫正義式「業務を効率化させる」議事録の作り方

【○AFTER】

最も大切なのは決定事項として「いつまでに、誰が、何を行うのか」を明記すること。この議事録では、アウトプットの提出期限を「納期」という表現にした。「期限」よりも言葉の持つ意味が重く、さらに納期という“数字”を明確に示すことで、担当者の遂行に対する意識も高まるからだ。

決定事項の表現は、「～のリスト」のように体言止めで締めくくって内容を確定する。「～を行う」のような動詞で終わる曖昧な表現はNG。使ってはならない禁句が「検討中」だ。これでは決定したことにならない。私だったら、「～を検討中」と書かれている議事録は認めない。

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議事録（AFTER）

（1）ゴールを明記してモチベーション向上――ゴールもこのように具体的な数字で示されると、参加者の意識のブレがなくなる。毎回会議で出た結論を必ず明示しておくことも大切だ。

（2）なすべき決定事項を一番目立たせる――会議の決定事項は、参加メンバーがなすべきことを示すもので、会議の最も重要な部分。経営者もここを見て会議の進捗状況を判断するだけに、このように罫線で囲むなりして、少しでも目立つような工夫が求められる。

（3）担当者の明確化でプレッシャーも――各アウトプットを誰が出すのかが一目瞭然となった。責任の所在がはっきりしたことで、担当者に対するいい意味でのプレッシャーともなる。

（4）具体的な日付で納期を示す――人間は期限のない仕事にはなかなか手を付けようとしないもの。このように具体的な日付を示せば、自然と守るようになる。また「期限」よりも「納期」のほうが、言葉の持つ意味が強まって効果的だ。

（5）議事録作成者は会議の調整役――議事録作成者の名前を連絡先とともに明記しておけば、調整が必要になったときの窓口になることができる、配布先も併せて明記しておこう。