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これで毎日定時に帰れる…
毎朝のメール処理、日報の作成、会議の後の議事録、定例会のアジェンダ整理、週報、見積書の下書き。私たちの一日の多くは、こうしたルーティンワークで埋まっています。
ここでぜひやっていただきたいのが、この「繰り返し作業」を全部Gemに任せてしまうことです。日報用、議事録用、企画書用などルーティンワークの数だけGemを作ってみましょう。
それぞれにルールを設定するだけで、どのGemも「その仕事のプロ」として動いてくれるようになります。毎回コピペする手間もなくなりますし、素材を渡すだけで同じ品質のアウトプットがいつでも出てきます。
そのほかにも場面ごとにさまざまなプロンプトがありますが、「これは毎日使いそうだな」と感じたら、迷わずGemに設定してください。ルーティンワークをAIに任せるだけで、毎日1～2時間は浮くはずです。定時きっかり帰宅するもよし、空いた時間を違う学びに使うもよし、AIを使い倒してどんどん楽をしていきましょう。
Gemの作り方をおさらいしておきましょう。Geminiの画面左側から「Gemマネージャー」を開き、「Gemを作成」をクリックします。
「カスタム指示」の欄に、どういう仕事を、どうやってほしいかを書いてください。きれいな文章でなくてかまいません。
「上司への報告書を。雑なメモを渡すので時系列に整理して。敬語で」。
これくらいで十分です。書いたら、入力欄の下にあるリライトボタンを押してください。AIがあなたの言葉をもとに、カスタム指示文を自動で仕上げてくれます。あとはプレビューで実際に素材を入れてテストするだけです。
「もう少し丁寧にしたい」「結論を先に出してほしい」と感じたら、そのままAIに伝えてみてください。何度でも調整できます。
迷ったら毎日時間を奪う定型業務を
どの仕事からGemにすればいいか迷ったら、今週やった作業を書き出してみてください。週報の作成、定例会のアジェンダ整理、営業日報、見積書の下書き、取引先へのお礼メール。この中に「毎回だいたい同じことをやっているな」と感じるものがあれば、それがGemの最有力候補です。一度Gemを設定してしまえば、翌週からは素材を渡すだけで済むようになります。
Gemを作るとき、つい「何でもやれるGem」を作りたくなりますが、それはおすすめしません。人間の秘書でも、経理と広報とスケジュール管理を1人に任せたら精度は落ちます。AIも同じで、「このGemはこれだけをやる」と役割を絞るほど、アウトプットの質は上がっていきます。
仕事の時短に役立つGemをどんどん作っていってください。
