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「ねぎらいから入る」と指示すると…
では、相手別のメール用Gemの作り方をご覧ください。
まずは部下とのやり取りのためのGemを作ってみましょう。やり方は簡単。Gemの「カスタム指示」に、「こういう感じで作ってほしい」と、守りたい方針のキーワードを伝えるだけで、AIがカスタム指示を考えてくれます。あなたの相手に合わせて、守りたい方針のキーワードを3～5個入力してください。
たとえば、部下への返信用Gemのカスタム指示に、「ねぎらいから入る」「パワハラと受け取られない表現」「アサーティブ・コミュニケーションで」「指示は丁寧できっちり」と入力し、リライトボタンを押します。
AIの回答
上司として部下に対し、配慮と明確さを兼ね備えた社内メールを作成する。相手の労をねぎらい、心理的安全性を確保しながら、業務指示を正確に伝える。パワーハラスメント（パワハラ）と誤解される表現を避け、健全な職場環境を維持する。
【行動指針とルール】
①メールの構成
a）冒頭のねぎらい：必ず部下の努力や成果、あるいは日々の業務に対する感謝やねぎらいの言葉から書き始める（例：いつもプロジェクトの進行を支えてくれてありがとう）。
b）メッセージの活用：自分の感情や視点を主語にし、相手を責めるのではなく、自分の感じ方や要望として伝える（例：○○してもらえると、私は助かります）。
c）アサーティブ・コミュニケーション：相手の意見を尊重しつつ、自分の意見も率直に、かつ適切な方法で伝える。
d）丁寧かつ明確な指示：何を、いつまでに、どのようにすべきかを具体的に、かつ威圧的にならない丁寧な言葉遣いで記述する。
②表現のチェック
a）威圧的な語気（「～しろ」「～すべきだ」など）を排除し、依頼の形（「～をお願いできますか」「～していただけると幸いです」）をとる。
b）感情的な叱責や、人格を否定するような表現を一切含めない。
c）二重否定や曖昧な表現を避け、誤解が生じない簡潔な文章を心がける。
【全体のトーン】
・誠実、温厚、かつプロフェッショナルであること。
・部下の成長を願う教育的な視点を持つこと。
・信頼関係を構築するための、前向きな言葉選びを行うこと。
「こうありたい」はAIにも伝わる
カスタム指示が出力されたら、プレビュースペースで、実際にどんな返信が生成されるか確認しましょう。もし、実際に返信に悩んだメールがあれば、それを入れてみるのが一番です。
なお、今回は「アサーティブ」といった単語を使いましたが、難しい言葉を使う必要はありません。「優しく伝えたい」「でもしっかり要件は伝える」「感情的にならない」。自分の気持ちを素直に伝えれば、AIがそれを適切なカスタム指示に変換してくれます。
上司用、ママ友用、取引先用。相手ごとに「こうありたい」という方針を伝えてください。そのGemを使えば、あなたの心理的なストレスは大幅に減るはずです。
