絵文字を送るよりずっと効果的…仕事のデキる人が｢3回に1回｣メール･チャットの文末に入れているひと言

グチや感情的なことは私用スマホで

近年、コンプライアンス関連が厳しくなり、情報漏洩や不正アクセスを防ぐために、社内のメールやチャット、PCの操作履歴などは、企業として管理することが当たり前になってきました。「監視」というと強い言い方に聞こえますが、会社としては必要な仕組み、といった感じでしょうか。

だからこそ、私たち社員側は「見られている前提」で日頃の行動を整えておいたほうが安心ですね。

勝木健太監修『同僚とのつきあい方』（東洋経済新報社）

気をつけるべきポイントはいくつかあります。まず、業務時間中のサイト閲覧。どんなページを開いたかは履歴に残るため、勤務時間中に仕事とは関係のないサイトを長時間開いていると、「仕事していないのでは？」という印象を与えかねません。休憩時間にスマホで見るなど、切り替えを意識するだけでリスクはぐっと減るはずです。

次に、事例にもあったように、メールやチャットでは、グチや感情的なことを書かないほうがいいでしょう。相手が気心知れた同僚であっても、ログには残りますし、タイミングによっては第三者が目にする可能性もあります。

また、データファイルの扱いにも注意が必要です。社内規定に則った方法で保管・共有することで、情報持ち出しなどの不要な疑いを避けられます。トラブルの予防にも、自分の身を守ることにもつながるのです。