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電話にすることで、返信を待つ時間も省ける
メールは最小限
メールも圧倒的に前職より少ないことに気づきました。日本では平均、毎日100件以上のメールが届いていたのを覚えています。まずメールを読むだけで、朝の30分は潰れていました。
少なくとも私の経験上、マッキンゼー・パリオフィスでは、基本的にメールは必要最低限に抑えようとします。わざわざメールに書く必要のないことは、チャットでメッセージを送ったり、あるいは電話でことを済ませます。
特にメールを書く時間の余裕のないパートナーは、小さい要件も電話で済ませていました。パートナーのオフィスで一緒に仕事をしていたとき、彼は電話をし終わると、またすぐ次の人にかけ、横にいる私とはほとんど会話をする暇もないほど、ずっと電話漬けでした。
電話にすることで、メールを書く時間を節約できるだけでなく、返信を待つ時間も省くことができるのです。
もう1つの特徴は、CCに入れる人は最小限にすることです。日本ではあまり関係ない人でも「参考情報（FYI）」という形でみんなに送る傾向があると、少なくとも前職では感じましたが、マッキンゼー・パリオフィスでは本当に関係ある人にしか送らず、後々情報共有が必要になったときにまとめて転送します。そうすることで受信箱が必要のないメールで溢れてしまうことを防いでいます。
8割方自分に関係ない話題の会議は不要
会議は最小限
日本でコンサルタントとして働いていたとき、あるプロジェクトの週次会議で、ありとあらゆる人が参加した結果、毎回50人を超える大規模なものに発展したことを覚えています。
マネジメント会議でも、「この人を呼ぶなら、あの人も」と、雪だるま式に参加者が増え、プロジェクトにほとんど関係のない人までが会議に参加していました。
一方、少なくとも私の経験上、マッキンゼー・パリオフィスでは、会議は最小限です。本当に必要な人しか参加しません。自分の担当するワークストリームが決まっているため、それ以外のワークストリームの会議には参加しないのが原則です。
必要な情報があれば、その都度、担当者に直接確認し、無駄な会議に参加しないことが徹底されていました。そのため、8割方自分に関係ない話題の会議に参加する必要はないのです。
ショートカットのプロ
私が見てきた中では、マッキンゼーのコンサルタント全員がものすごい速さでスライドをつくっていました。急なクライアントとのミーティングが入っても、30分の準備時間でミーティング用のスライドをつくってしまいます。
なぜここまで高速に仕上げることができるのか。1つには、ショートカットを巧みに使いこなせていることが挙げられます。文字の大きさを変える、箱の位置をそろえるなど、すべてショートカットで対応します。
また、マッキンゼーでは、マッキンゼー専用のパワーポイントとエクセルが存在します。コンサルタントが頻繁に使う動作をマクロで定義し、たとえばこの箱とこの箱を入れ替える、マッキンゼーの表紙を挿入するなど、クリック1つでできてしまいます。
