謝罪や催促など難易度の高いメールも生成AIで作成できるものなのか。『生成AI最速仕事術』を上梓したたてばやし淳氏は「デリケートな内容のメールは感情的な文章になるリスクがあり、慎重さが求められる。そんなメールも、ChatGPTに指示すれば効率よく作成することができる」という――。

※本稿は、たてばやし淳『生成AI最速仕事術』（かんき出版）の一部を再編集したものです。

AIを活用する人
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定型メールは「プロンプトの型」で自動生成

忙しいビジネス現場では、定型メールを書く時間をできるだけ短縮したいと考えることが多いでしょう。

そこで、ChatGPTに対して「プロンプトの型」（プロンプト＝要望や条件をAIに伝えるための指示文）を用意しておき、必要に応じて文面や宛先、日時などを差し替えて使い回すと効率的です。

ビジネスメールを素早く作成するには、あらかじめ以下のようなプロンプトの型を用意しておくと、毎回のメール作成で使い回せるので便利です。必要に応じて差し替えや追記を行い、ChatGPTに渡すことで業務メールが自動生成されます。

【プロンプトの型：ビジネスメール】
以下の条件を満たすビジネスメールを作成してください。

＃ 条件（固定部分）
・ 文体トーン：丁寧、です・ます調
・ 冒頭の挨拶：お世話になっております。株式会社XYZ・営業部の田中です。
・ 締めの言葉：引き続きよろしくお願いいたします。

＃ 誰に、何を伝えたいか？（可変部分）
｛｛今回のメールの要件を箇条書きする｝｝

以下が、プロンプトの型に沿ってChatGPTが生成した回答例です。

【回答例】
件名：来週の会議日程について

お世話になっております。株式会社XYZ・営業部の田中です。

新しいプロジェクトの進捗について、打ち合わせの機会をいただきたくご連絡いたしました。

来週あたりで会議の日程を調整できればと思っておりますが、こちらとしては月曜または水曜の午後であれば調整可能です。
ご都合の良い日時がございましたら、教えていただけますと幸いです。

当日は、弊社から山田と鈴木の2名が参加予定です。

お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

引き続きよろしくお願いいたします。

必要に応じて件名や日時部分の調整も可能ですので、お気軽にお知らせください。

「プロンプトの型」の前半、「＃ 条件（固定部分）」というセクションは、いつも変わらない定型の条件を書いておきます。ここは毎回変更せずに使い回しましょう。

後半の「＃ 誰に、何を伝えたいか？（可変部分）」というセクションは、毎回メールを作成するたびに変化する内容です。この部分だけ、箇条書きで記述すればよいというわけです。