たった一言添えるだけで相手の反応が変わる…仕事の速い人がよく使う｢依頼メール｣の万能フレーズ ｢気遣いの気持ち｣が逆効果になってしまうワケ

「必要のないメール」は読まなくていい

自分なりのルールを持つ

ずるい人は、メール1通にかかる処理時間によって、対応を変えています。

メールを処理する自分なりのルールを持っていて、場面や状況に応じて、判断しているのです。

そのためここでは「自分なりの処理ルール」を一緒に作っていきましょう。

メールの処理時間と種類を確認する

まずは、自分の基本能力を調べます。

メールの処理にかかる時間は、人それぞれです。

同じ内容であっても、新入社員とベテラン社員では、かかる時間が異なります。

あなたは通常、1通につき、どのくらいの時間をかけて処理していますか。

仕事の合間に、「自分のメール処理スピード」を測ってみましょう。

次に、メールの種類とあなたの状況ごとに、どんな対応をしているのか、自分の傾向を考えてみましょう。

以下は、一般的な傾向をまとめたものです。

どうですか。主に「必要性」と「忙しさ」によって、読み方を微妙に変えていることに気づいたかと思います。

もし上の表のように、迷惑メールは常に無視していることに気づいたなら、迷惑メールフィルターを使って、不要なメールが目に触れないように設定します。

メルマガや営業メールも同様に、不要なら解除するか、フィルターを使って振り分けをしましょう。

仕事にいらないメールを視界に入れる必要はありません。

「3分の壁」を意識して優先順位をつける

実際にやってみよう！

さて、ここまできたあなたは、ついに「自分なりの処理ルール」を作る段階に来ています。

メールの処理は主に「①読むだけ」「②読んで返信する」の2つに分けられます。どんな基準でその判断をするのか、自分なりのルールを決めましょう。

全てのメールを順番に読んでいたら、すぐに処理が必要なメールまで、なかなかたどり着きません。そのため自分なりのルールを作って、後回しにするメールと、すぐに処理するメールを決めるのです。参考までに、私の処理のパターンを紹介します。

3分で何ができる？

ずるい人は、処理に3分以上かかるメール以外は、読んだらすぐに対応しています。後回しにはしません。

3分あれば、会議の日程連絡を受けて、カレンダーに予定を転記するところまでできます。

アポイントメントの依頼も、カレンダーを確認して空き日程を返信する――ここまで、3分もあれば対応できるでしょう。

簡単なメールを優先的に処理することは、仕事の効率化にもつながるのです。