＜エグゼクティブ・サマリーを作る＞

企画書の要となる要素は、重要な論点を整理した「エグゼクティブ・サマリー」である。これは、映画の予告編のようなものだ。魅力溢れるハイライトで関心をそそり、本編のエッセンスを伝えて、さらなる時間と情報を投資するかどうか読み手が決める手助けをするものである。したがって、エグゼクティブ・サマリーは、最善を尽くして練り上げ、執筆することが必要だ。

顧客がエグゼクティブ・サマリーだけを読んでいる場合も多い。限られたスペースの中で、読み手が企画書全体をどうしても読みたくなるよう充分な説得力をもって、重要な分析、能力、利点を伝えなければならない。

エグゼクティブ・サマリーのきわめて重要な要素は、分析、企画の範囲、提案、実施の際のポイント、そして何よりもその企画を採用した場合のメリットである。サマリーの長さの目安は、企画書全体の10％から15％と言われている。企画書と同様、簡潔であれば簡潔であるほどよい。「ご提案できますことを光栄に存じます」などというつまらない表現は避け、代わりに、たとえば、2005年までに売り上げを40％伸ばすことのできるヨーロッパ販売ネットワークの確立を提案する、と書く。価格設定について言及するのをためらってはならない。いずれにしても潜在顧客はすぐさま価格についての提案を詳しく調べるだろう。

もうひとつ重要なツールは、諸条件にどのように対応し、それらが企画書のどの部分に書かれているかを示した簡単なスプレッドシートである。あとからいろいろ書き込めるようなブランクのコラムを組み込んでもよい。こうした対応表は、RFPには明確に提起されていない重要な問題にどこで対応しているのかを示すには最適である。また、大学の教科書のように、余白に要約を書くことで素早い理解や検討に役立つ。