「聞いてくれている」印象を与えることが、より発言量を促進させる要因になります。
もう少し上級テクニックになると、相手の発言をオウム返しにするだけでなく「それだったらこういう感情になったのかな」というふうに、意図を汲み取って答えるようにします。
4つ目が共感・指示です。相手の発言、考えを否定せず、まずは受容することが必要です。
受容とは「その気持ちはわかる」と受け止めることです。その次の判断や行動が正しくないことはあるかもしれませんが、その人が思っていることに対して良い悪いは、極論を言えばありません。
そのため、「気持ちはわかる」としっかりと受け止めて、応援しているスタンスを取っていってあげないと、部下の心理的ハードルが上がってしまい、全然発言しなくなってしまいます。
7割話してもらうためには、まずは共感し、支持し、応援し、受け入れていくスタイルを見せていかないといけません。
部下を否定してはいけない
5つ目は言い換えです。「つまりこういうことだよね」としっかり言い換えてあげることで、話した人の頭も整理されます。面談された側に1つメリットが生まれているのです。
メリットが生まれることは、面談の時間がいいものになっているということであり、「この人と話すと自分の頭のモヤモヤが整理される」と相手は感じます。そうなると、発言も積極的になっていきます。
6つ目は無意識的にやってしまうことが多いですが、意識してこの「肯定質問」をしていただきたいと思います。肯定質問とは、例えば、整理整頓ができない人に対して、「なんでできないんだ」ではなく「どうしたらできると思う？」という表現に変えるものです。
面談の目的は、相手の主体性をより促進させて、「相手に話してもらうこと」です。「なぜできないんだ？」と聞かれて、積極的に発言したいと思う人はいません。「否定で責任を追及するのではなく、あなたのために建設的で前向きな話をしている」のだとしっかり伝えていく必要があります。
上司は部下が間違ったことをしていたり、意味のないことをやっていたら、気付くと思います。しかし、そこを頭ごなしに否定して、結果的に「何を言っても却下されるならあまり言う意味がない」と思われると、部下の発言量は必然的に減っていきます。