メールで損する"キラキラ署名"という地雷 不快メールの被害者は4割以上

「キラキラ署名」は悪目立ちする

メールの最後には必ず署名をつけるのが相手へのマナーです。住所や電話番号を含んだ署名があれば、電話で折り返し連絡したり、書類を郵送したりすることがスムーズにできます。署名はネット上の名刺のようなものだと思って、名刺に書くのと同程度の情報を入れておきましょう。

署名のレイアウトにも注意が必要です。件名同様、悪目立ちをしてはいけません。「★」や「♪」を多用するなど、次のような「キラキラ署名」は避けるべきです。

▼キラキラ署名

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株式会社サンクア商事
営業部第一課　沢田優子

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〒×××-××××
東京都千代田区神田×-×-× 柳田ビル5階
TEL ××-××××-××××　FAX ××-××××-××××
メール sawada@×××.com
URL http://www.×××.com
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たとえば、シリアスな話題のあとに、このような飾り立てた署名があると、「この人は真面目に仕事に取り組んでいるのだろうか」「状況を理解しているのだろうか」と仕事への姿勢を疑われてしまう恐れがあります。

レイアウトはシンプルイズベスト。「■」「▼」などの記号は最低限にとどめ、太い罫線で本文と区切るといいでしょう。あなたがもし「キラキラ署名」を設定しているなら、次のような「シンプル署名」に変更することをおすすめします。

▼シンプル署名

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株式会社サンクア商事
営業部第一課　沢田優子
〒×××-××××
東京都千代田区神田×-×-× 柳田ビル5階
TEL ××-××××-××××　FAX ××-××××-××××
メール sawada@×××.com
URL http://www.×××.com
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署名は宣伝スペースとして利用することもできます。商品の発売や、ホームページのリニューアル、店舗の開店時間や問い合わせ時間などがPR材料です。この取り組みは、会社全体で行なうと予想以上の効果を発揮するので、工夫してみる価値があります。

ただ、長すぎると読み手をイラっとさせてしまうことになりますから、署名と合わせて10行以内、多くても15行以内に収めるようにしましょう。