仕事ができる人はメールの返信が早い。もちろん頭ではわかっているけれど、実際やるとなるとなかなか……という人、いますよね。素早く返信するコツを聞きました。
ちょっと放っておくと、あっという間に未読メールが数十通単位でたまっていく受信箱。たくさんたまると開封作業すら億劫になるし、「早く返信しないと」と気持ちばかり焦って、つい返信が遅くなってしまうことも……。
わかっちゃいるんです。サクサクやりとりできる相手とのほうが、仕事がスムーズにいくことは間違いない、と。相手からメールがテンポ良く返ってくると、「誠実・真摯な態度で接してくれているなぁ」と嬉しくなりますよね。
そう、だから、メールの返信が早い人になりたい！ メールをササッと返信するために、どんな工夫をしているのでしょうか。20～30代の働く女性に尋ねてみました。
Case.1「社内で検討し、改めて返信する」旨返信する
「一次回答として『質問いただいた件については、社内で検討後、近日中に改めてご返信します』と返すようにしています。そうすれば相手を心配させたり、返信を催促されたりしませんから。そのメールには☆を付けておいて、後でじっくり考える時間をとって返信します」（29歳／IT）
求めていた内容の返信ではなくても、一旦レスが来れば、メールを送信した側も「確認しているんだな」とホッとするもの。「社内で検討します」程度であれば、返すのに10秒もかかりません。相手との関係性を良好に保つ意味でも、検討に時間のかかりそうなメールにはまずはいったん返信しておくのがおすすめです。
Case.2 メールを受け取った旨を伝える
「即レスできる内容であれば、当然すぐに返しますが、そうじゃないメールも多いですよね。長文だったり、トピックがたくさん詰まっていたり。そんなときは『取り急ぎ、メール拝受のお礼まで』みたいに、『メールは届いています。確認しています』とだけ知らせるようにしています。後で電話がかかってきて『メール見てくれました？』とか聞かれるのも、お互いにとって面倒ですから」（32歳／飲食）
Case.1と似ていますが、「メール拝受のご報告まで」「メール拝受のご連絡まで」など、メールを受け取った旨だけ、“とりあえず”の形で知らせておくと、相手の不安を払拭できるはず。逆の立場で考えて、丸1日以上返信がないと不安になります。1日以内、できるだけ早めに「取り急ぎ返信」をしておきたいもの。
