辞退のフレーズ
パーティなどの招待を断る場合、まず誘ってもらったお礼を先に書くのが鉄則。そのうえで「出張が入っている」など相手が納得できる理由を書き添えるといいでしょう。商品の売り込みや企画の提案を断る場合も、「せっかくのご提案ですが」などとワンクッション入れるとソフトな印象に。「辞退させていただきます」「見合わせます」などできるだけやわらかい表現がいいでしょう。相手に気を持たせる言葉は、本当にその気持ちがあるときだけに使いましょう。
【辞退のフレーズ】
◆せっかくのご招待ですが、欠席させていただきます。
⇒パーティなどの欠席を伝える際のフレーズ。欠席理由も明確にしておくこと。
◆ありがたいお話ですが、辞退させていただきます。
⇒先方からの提案を断るときにはまず感謝を伝えて。「辞退」は便利な断りワード。
◆お役に立てず恐縮ですが、お断りさせていただきます。
⇒商品紹介や企画提案を断るときに。お詫びを入れるとニュアンスが和らぐ。
◆社内で検討した結果、辞退させていただきます。
⇒企画提案などを断る場合に。社内で検討したことを明確にするのがポイント。
◆ご提案の件、ご心配には及びません。お任せください。
⇒提案をやんわり断りたいなら、協力の必要がない旨を伝えるのがベター。
念押しのフレーズ
アポイントを入れてから日にちが空いたときなどには、確認メールを入れても失礼にはなりません。その場合には「念のため確認です」といったフレーズを使うと、メールの意図を汲み取りやすくなります。また、メールの内容で特に重要な事柄は、最後にもう一度、書いて念を押せば行き違いを防ぐことができます。この場合、語調を替えるのも一つの方法。フレンドリーな語調の中に「お手数ですが、◯月◯日（◯曜日）までにご回答お願いいたします」というような硬い言葉が出てくると頭に残りやすくなります。
【念押しのフレーズ】
◆明日のお打ち合わせの件、念のため確認です。
⇒アポイントの日が迫ってきたときに。「念のため」とすれば失礼に思われない。
◆明日、13時の取材、よろしくお願いします。
⇒約束した日時を確認するためのワード。場所を加えるとより綿密な確認に。
◆明日の弊社セミナーへのご参加、お待ちしております。
⇒約束を確認する場合のフレーズ。待っていることを伝え、思い出してもらう。
アイ・コミュニケーション代表取締役。一般社団法人日本ビジネスメール協会代表理事。
筑波大学人間学類（認知心理学専攻）卒業後、広告代理店勤務を経て現職。個人のメールスキル向上から組織のメールのルール策定、メール処理の効率化による業務改善などに取り組むかたわら、官公庁や企業、学校や団体からのオファーでコンサルティングや講演、研修も行う。