効果的かつ効率よい会議のやり方
以下にあげた会議スタイルの中にはユニークなものも見られるが、すべてが実在する大手企業が実際に行っているものだ。
・立ち会議
椅子もパソコンも排除して、立ったままで話をすると手短でサッと会議が進む。時間を区切りやすく、会議時間が短くなり、問題解決が迅速に行われ、会議のスピードアップなどの効果がみられるようになった。
・10人以下意志決定会議
最初に意見を集めたうえで「会議や打ち合わせを効率的にするため」に意志を決定する会議は10人以下で行う。
・議事録をつくらない会議
会議の記録は、ホワイトボードや紙に書いたものをデジカメで撮影して終わり。あらためて議事録を作るような時間はとらない。
・意志決定者を出席させない会議
最終的な決定権を持つ人間が意見したとたん、反対意見は言えなくなってしまう、話がそれてもエライ人の意見に従う流れになる……など、自由に意見交換をするためには、エライ人を出席させない。
・ウォーキング会議
歩くことで脳が刺激を受けて活性化され、アイデアが浮かびやすくなる。また隣にいないと話が聞こえにくいために機密性が高く、人事の相談などデリケートなテーマを話すにも向いている。
・質問会議
時間を60分と決めて質問と解答だけで会議を進めることで、問題の解決策を探っていく。
・施錠で時間を区切る会議
本社を19時に施錠。会議のルールも時間で結論を出すことにし、出席者を絞り、あらかじめテーマや資料を事前に共有してディスカッションの時間を多くする。
・重要性にあわせて議題管理の会議
あがってきた課題を紙片に書き、「すぐやる」「そのうちやる」「ペンディング」「終わった」など4つのカテゴリに分けて管理していく。
上記には、あらかじめ内容を共有し、準備の時間を与え、ディスカッションに時間をさけるようにし、短時間で会議をまとめるといった工夫がみられる。あらかじめ内容について考えていることで効果的な意思疎通にもつながるだろう。
さて、仕事の生産性を最大限にし、モチベーションをあげるために、フリード氏はこんなエキセントリックな提案をしている。