1日の使い方、仕事の優先順位をどうするか？

▼田中和彦さんのメソッド

その日、どのタイミングでどの仕事を片付けるのか。その判断に欠かせないのがToDoリストです。ToDoリストは、「緊急度」と「重要度」の2軸で作成。やるべき仕事を洗い出したら、図A～Dの4つの象限にToDoをふり分けていきます。

出社後に着手するのは、緊急度は高いが重要度の低い仕事です。朝はまだエンジンが温まっていない状態。そこでメールの返信や請求書作成など、考えなくてもできる仕事をこなしてリズムをつくります。ポイントは、朝一にすべて処理しないこと。昼食後や外出から帰ってきた直後など、朝一以外にもエンジンがかかりづらい時間帯があります。そのときのために、いくつかToDoを残しておくのです。

波に乗ってきたら、重要度の高い仕事に着手します。緊急でも重要でもない仕事は、放置しておいても大丈夫。たいていは状況が変わって必要なくなったり誰かが片付けてくれたりして、自然にリストから消えていきます。

優先度で迷ったら、「時間軸」と「空間軸」で考えてみるといいでしょう。その仕事を「1日放置したらどうなるか」「何人に影響が出るか」と考え、影響の大きいほうから処理していきます。

ちなみにToDoリストは、朝ではなく前夜に作成します。前の日につくるのは、書き出すことで頭の中をからっぽにしたいから。脳はコンピュータと同じで、メモリを使いすぎるとうまく働きません。そこで頭の中をクリアにして、脳が働きやすい環境にしてから眠るのです。実際そうすることで、寝ている間に新しい企画がひらめくこともあるんですよ。