「必要のないメール」は読まなくていい

自分なりのルールを持つ

ずるい人は、メール1通にかかる処理時間によって、対応を変えています。

メールを処理する自分なりのルールを持っていて、場面や状況に応じて、判断しているのです。

そのためここでは「自分なりの処理ルール」を一緒に作っていきましょう。

メールの処理時間と種類を確認する

まずは、自分の基本能力を調べます。

メールの処理にかかる時間は、人それぞれです。

同じ内容であっても、新入社員とベテラン社員では、かかる時間が異なります。

あなたは通常、1通につき、どのくらいの時間をかけて処理していますか。

仕事の合間に、「自分のメール処理スピード」を測ってみましょう。

次に、メールの種類とあなたの状況ごとに、どんな対応をしているのか、自分の傾向を考えてみましょう。

以下は、一般的な傾向をまとめたものです。

「種類」と「状況」ごとのメール対応(一般的な傾向)
出所=『ずるいメール術』(PHP研究所)

どうですか。主に「必要性」と「忙しさ」によって、読み方を微妙に変えていることに気づいたかと思います。

もし上の表のように、迷惑メールは常に無視していることに気づいたなら、迷惑メールフィルターを使って、不要なメールが目に触れないように設定します。

メルマガや営業メールも同様に、不要なら解除するか、フィルターを使って振り分けをしましょう。

仕事にいらないメールを視界に入れる必要はありません。

「3分の壁」を意識して優先順位をつける

実際にやってみよう!
平野友朗『ずるいメール術』(PHP研究所)
平野友朗『ずるいメール術』(PHP研究所)

さて、ここまできたあなたは、ついに「自分なりの処理ルール」を作る段階に来ています。

メールの処理は主に「①読むだけ」「②読んで返信する」の2つに分けられます。どんな基準でその判断をするのか、自分なりのルールを決めましょう。

全てのメールを順番に読んでいたら、すぐに処理が必要なメールまで、なかなかたどり着きません。そのため自分なりのルールを作って、後回しにするメールと、すぐに処理するメールを決めるのです。参考までに、私の処理のパターンを紹介します。

①読むだけ
5秒以内で「読まない」と判断する
1分程度の時間をかけて流し読みをする
3分未満で熟読する
3分以上かけて熟読する(★フラグをつけて後回し)

②読んで返信する
3分未満で返信できるならすぐに対応
3分以上かかるなら後で返信する(★フラグをつけて後回し)

3分で何ができる?

ずるい人は、処理に3分以上かかるメール以外は、読んだらすぐに対応しています。後回しにはしません。

3分あれば、会議の日程連絡を受けて、カレンダーに予定を転記するところまでできます。

アポイントメントの依頼も、カレンダーを確認して空き日程を返信する――ここまで、3分もあれば対応できるでしょう。

簡単なメールを優先的に処理することは、仕事の効率化にもつながるのです。

POINT
1.メールを分類して処理のパターンを決める
2.必要のないメールは読まない
3.3分の壁を意識して処理をする
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