名刺を効率的に管理するには？　－「仕事が忙しい！」の9割は思い込みだった【9】

ファンクショナル・アプローチ研究所
代表取締役社長 横田尚哉氏

つながりを残したいと判断したら、次は「相手を確認する必要があるか」を考えます。たとえば連絡をもらったとき、「顔は思い出せたが、名前や肩書は何だったかな」と確認する必要がある相手ならイエス、「誰でもいいや」ならノーです。ノーの場合は、万が一に備えて閲覧できる状態にしておけばいい。ひとまずスキャナでデータ化すれば十分です。一方、イエスなら名刺を検索できる状態にしておく必要があります。この場合は同じデータ化でも、OCRにかけて文字データとして残す作業が発生するでしょう。

また、相手を確認する名刺の中でも「連絡を可能にする必要はあるか」でイエスとなる名刺は、リスト化が求められます。いざ連絡が生じてから名刺を探すと作業効率が落ちるので、面倒でもあらかじめピックアップしてリスト化しておいたほうが、結局は時間短縮につながります。

本来なら名刺管理でも、これらのファンクションに応じて管理のレベルを変えるべきです。ところがデータを片っ端から入力したり、連絡の必要がない人までリストに入れて、選抜リストの意味をなさなくなっているケースも見受けられます。こうしたムダが発生するのは、管理のカタチにとらわれてファンクションを見ていないから。名刺管理を時間ドロボーにしているのは、ほかならぬ自分なのです。