遅れを取り戻すための時間を必ず確保しておく
(3)バッファ時間をスケジューリングする
ほぼ正確な見積もり時間を出せるようになってきたら、念には念を入れて、さらに実行可能な計画に近づけるため、バッファも併せてスケジュールに組み込んでいきます。
バッファは「緩衝材」という意味で、ビジネスシーンでは「余白時間」といった意味で使われます。緊急の要件やトラブル対応など、何かあったときに対応できる時間のことです。
このバッファを最初からスケジュールに組み込むことで、遅れやスケジュールを取り戻すことができ、場合によっては前倒しで計画を進めることができます。
バッファの設定方法は複数あります。どこに組み込むのが自分にとって適しているのか、まずは試してみましょう。
パターン(1) タスクごとにバッファ時間を設ける
(例) 見積もり時間30分のタスク+10分のバッファ時間
9時~9時40分のスケジュールに組み込む。実行する際は30分でタイマーをセットする
パターン(2) 1日の最後にバッファ時間を設ける
(例) 終業時間1時間前の17時~18時は誰ともアポイントを入れない
18時に退社できるように、この1時間で今日の終わらなかった業務を終わらせる
パターン(3) 1週間の最後にバッファ時間を設ける
(例) 金曜日を丸々バッファとして何もスケジュールを入れない
フリーランスで働いている人におすすめ。月~木曜日で仕事を進め、終わらなかったことを金曜日で調整する
(例) 見積もり時間30分のタスク+10分のバッファ時間
9時~9時40分のスケジュールに組み込む。実行する際は30分でタイマーをセットする
パターン(2) 1日の最後にバッファ時間を設ける
(例) 終業時間1時間前の17時~18時は誰ともアポイントを入れない
18時に退社できるように、この1時間で今日の終わらなかった業務を終わらせる
パターン(3) 1週間の最後にバッファ時間を設ける
(例) 金曜日を丸々バッファとして何もスケジュールを入れない
フリーランスで働いている人におすすめ。月~木曜日で仕事を進め、終わらなかったことを金曜日で調整する
バッファ時間は、締切間際に慌てないようにするだけでなく、スケジュール調整、新たなアイディアの創出、心のゆとりを生むことにまで貢献してくれます。
バッファを上手に利用することは、目標達成に欠かせないスキルです。