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しかし、なぜ、そのような会議はなくならないで残り続けるのでしょうか。今までの慣習を踏襲しているだけなのでしょうか。しかし、会議の決定権を持つ役職の人ならやめることも可能なはず。長年、誰もやめようとしないのには隠れた理由があるのかもしれません。
実は、こうした会議は上司にとって、自己満足に浸る絶好の機会です。上司がメンバーの顔を見て、ハッパをかけることでマウンティングし、自分の権力を誇示する場になっているケースが多く見受けられます。
あえて、名前をつけるなら「マウンティング会議」です。
6割の会議でアジェンダが共有されない
上司の虚栄心を満たすためだけの会議であれば、ムダでしかありません。
極論で言えば、ムダな会議はなくしてしまうのが一番です。しかし、それはあなたが部門長でもないかぎり、現実的には難しい話。なくせないなら、せめて、「意味のない会議」を「意味のある会議」に変えていきたいところですよね。
実は、会議は、準備が9割です！ 会議を意味のあるものにするのであれば、次の3つについては事前に決定され、参加者に告知されていなければなりません。
●会議の時間
●会議の参加者と役割
●会議のアジェンダ
このうち、会議の「時間」と「参加者と役割」は事前に決定していることも多いかと思います。見落としがちな曲者は、3つ目の「アジェンダ」。アジェンダとはつまり、会議の議題や目的のこと。
具体的には、たとえば、「この会議では、これとこれとこれを決定します」という、言わば「その会議が目指すべきゴール」のことです。これがない会議は、山頂がわからない登山のようなもの。参加者は、どこを目指しているのかわからないまま、登山を始めなくてはなりません。
逆に言えば、アジェンダが存在しないのであれば、わざわざ会議を開く必要はないと言えます。にもかかわらず、私の調査では、6割の会議でアジェンダが共有されないまま開催されているのが現状なのです。
曖昧なアジェンダでは意味がない
会議のアジェンダは、遅くとも会議の24時間前には参加メンバーへ周知することが必要です。そうすれば、参加者は準備をして参加してくれますから、会議時間の短縮にもつながります。
あなたが一参加者でしかないなら、会議の主宰者（多くの場合は上司でしょう）に、「今度の定期会議では、こんなことを決めてはどうでしょうか？」と、アジェンダをこっそりメールしてみるのはいかがでしょうか？
ほかのメンバーの前で進言すると、周りからスタンドプレーのように誤解されるかもしれませんし、上司によってはメンツをつぶされたと思ってしまうかもしれません。
その際に、提案を受け入れてもらいやすくするポイントがあります。それは、上司の立場に立って、より具体的かつ明確なアジェンダにすることです。
たとえば、上司が課長であるなら、その上司である部長や役員などから、どんなことを言われているかこっそり観察して、その内容を入れたアジェンダにするのです。
