気分を害さない効果的なリマインド方法

リマインドが大切なのはある程度ご理解いただけたかもしれませんが、それはリマインドする側のメリットであって、リマインドされる側にとっては時にプレッシャーになったり、不快に思ったりすることもあるでしょう。それについては、いくつかの配慮をすることで、発生確率をグッと抑えることできます。

また、そもそもリマインドが不要な人もいます。期待した品質のアウトプットやレスポンスを期日通りに返してくれる人です。こういった自立した人に頻繁にリマインドを行うと鬱陶しがられますし、下手すると一緒に仕事をしたくないと思われてしまいますので気をつけましょう。

逆にリマインドが必要なのは「仕事経験が浅い人」「付き合いが浅い人」「遅れ癖のある人」といった3タイプの人です。このタイプは注意が必要です。関係が悪くならない程度にさりげなくリマインドするよう心がけましょう。

配慮するべき3つのポイント

①「リマインド」を“圧”の少ない別の言葉に置き換える
NG例：件名に「リマインドです」、【再送】と入れる（圧を感じる表現は相手のモチベーションを下げてしまう）
OK例：「念のための確認ですが……」
【図表】“圧”の少ない別の言葉に置き換える
図表作成＝筆者
②相手の感情や状況を察している旨一言付け加える
NG例：○○の件、至急ご確認お願いします。
OK例：「タイトな予定だと思いますが……」
【図表】相手の感情や状況を察している旨を伝える
図表作成＝筆者
③宛名を工夫する
NG例：Toに複数の人の名前が入れる（当事者意識があいまいになり、締め切りを守る意思が弱くなる）
OK例：「○○さん、□△の件ですが……」
【図表】メールのToを複数にしない
図表作成＝筆者

どうですか？　少しうまくいきそうな気がしてきませんか？