｢この案件はどうしますか?｣部下からの相談に対し､超一流上司と二流上司で決定的に違う｢返信｣のルール 仕事が速い人の脳内で起きていること

※本稿は、宮本剛獅『1％の超一流が実践している　仕事のシン哲学』（クロスメディア・パブリッシング）の一部を再編集したものです。

写真＝iStock.com／Suchat longthara

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「メールとは、相手と何度もやり取りするもの」ではない

「メールに時間を取られる」というのは、ビジネスマンに共通した悩みです。同じ相手と、何度もやり取りを繰り返す人も珍しくありません。

それが毎日の仕事を忙しくしている原因の一つになっています。

メールを受信したら、可能な限り早く返信するのがマナーですから、仕事ができる人は素早い返信を心がけていますが、早く返信するだけでは、メールにかかる時間は短くなりません。

文面を書いて送る→相手の返信を読む→また文面を書く……という作業は同じですから、その手間を省く必要があります。

ビジネスマンの多くが「メールとは、相手と何度もやり取りするものだ」と思い込んでいますが、超一流はその固定観念を否定しています。

相手と何度もメールをやり取りするのは時間のムダと考えて、できるだけ一度で済ませるような工夫をしているのです。

超一流が行うメール術

一通のメールには、その先に想定できることがいくつも隠れていますから、先回りして返信することで、ムダなやり取りを避けています。

「この案件はどうしましょうか？」と部下から相談メールが来たら、超一流は「それはこうしよう」と返信するだけでなく、その後の展開を予想して、明確な指示を付け加えます。

「先方にこう言われたら、こう伝えてほしい。こっちにこう聞かれたら、こうやりましたと伝えるために、先に資料を送っておくといいね」

対応策を先に伝えておけば、その後は報告を受けるだけで済むのです。