期限内に仕事をしてくれない人に、どんなリマインドメールを送れば効果的か。多くの企業で業務改善のコンサルティングを行う岡田充弘さんは「リマインドすること自体を忘れないようにToDoに組み込むこと、相手が圧を感じないように配慮し表現を工夫することが重要です」という――。
ノートパソコンから送信するメールのイメージ
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期限を設定することは仕事の大前提

あなたは誰かに仕事をお願いする時には、希望期限を伝えるようにしていますか？

簡単な仕事や気心知れた相手であれば、あえて期限を明確に伝えていないかもしれませんね。誰だって無駄に嫌がられたくないでしょうし、もちろん私だってそうです。

ただ、期限を設けずなんとなくでやっていると、意思疎通できている間柄であればまだしも、付き合いが浅い上に期待値がズレた場合には大きなトラブルに発展しかねません。

なので期限は必要です。しかし、なかには「○日までにお願いします」と期限を伝えているのにもかかわらず、悪気なく遅れてしまう人もいます。そういった事態を避けるためにもどこかのタイミングで「リマインド」をかけることが必要になってきます。リマインドとは「念押し」や「再確認」のことと思ってもらっていいでしょう。

今回は、「仕事がデキる人が密かにやっているリマインドのコツ」についてご紹介していきたいと思います。

リマインドは必ずタスクに織り込んでおく

依頼した仕事の期限をシレっとすっぽかされたり、質問のメールを送ったのに何の返信も無かったりすると、誰しも良い気はしないですよね。私も経営者になって間もない頃は、そういった感情に振り回されることが結構ありました。

今では「依頼は忘れられるもの」「期限は遅れられるもの」と思ってリマインドをすることを前もってタスクに入れておくようにしています。

リマインドをするタイミングは通常期限当日に設定しますが、足の長い仕事であれば期限前に一度「困り事は無いですか？」といった感じで軽くリマインドしておき、期限当日にも「大丈夫そうでしょうか？」と念押しでリマインドすることで、納期遅れや無返信といったことが確実に減ります。もちろん、先方から事前に途中報告や期限当日に返信があればリマインドの必要はありません。あくまでそれらが無い前提でリマインドすることを織り込んでおけば、双方心穏やかにいられるのではないでしょうか。ちなみに私は、Gメール付属のToDoリスト機能を使って、リマインドすることを自分のタスクとして期日管理しています。