3月は別れの季節。異動、転勤、転職の挨拶メールにどのようなことを書けば、その後も縁をつなぐことができるでしょうか。話し方コンサルタントの阿隅和美さんは「最後の一文を『今後ともよろしくお願いします』に代えてアレンジをすることをおすすめします」といいます――。
桜の見える景色のなかで開いているノートパソコン
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コロナ禍でメールでのお別れは増加

3月は異動や退職など、所属する部署や会社を去り、新天地に向かう仕事の転機となる時期になります。

最近は新型コロナウイルスの影響でリモートワークになったり、大人数での歓送迎会が自粛になったりと、直接会ってお別れを言えないまま部署や会社を去るケースも出てきました。

しかし、ビジネスシーンでは別れ際こそ肝心です。実際、人付き合いが上手な人ほど、お別れの挨拶は決して手を抜かず、気持ちのいい印象を残します。

そこで、今回は、お世話になった方々へ、立つ鳥跡を濁さず、されど去ってからも連絡してもらえる異動・退職の挨拶メールについて考えてみましょう。

異動・退職の挨拶メールで伝えるべきこと

異動・退職の挨拶メールでのメッセージは、相手との関係性や親密さなどを考慮して作成する必要があります。人数が多い場合、部下や同僚には一斉メールでも良いですが、上司やお世話になった方、社外取引先には個別に送りましょう。

その際、テンプレートを作成して、相手によってアレンジをして書くと効率的です。基本となる主な項目は、①異動や退職の事実と日付、②日頃の感謝、③今後の抱負、④業務の引き継ぎ、⑤相手方の健闘を祈る言葉、⑥結びの言葉の6つとなります。

まずは、異動の際、社内で同僚や部下に送る基本文から見ていきましょう。

＜異動メール　社内で同僚や部下に送る文例＞
「皆様ご存じのように、人事の発令により◯月◯日づけで◯支社へ／○部に異動になりました。
これまで皆様には大変お世話になり、ありがとうございました。
この部署での○年間、皆様のサポートがあったからこそと本当に感謝しております。
今後は、新たな分野で／新天地で会社に貢献したいと思っております。
なお、現在の案件等の引き継ぎにつきましては、○○が担当します。
後任○○連絡先×××
後任の○○さんへの引き継ぎには万全を期したいと思います。
今後の皆様のご健闘をお祈り申し上げます。
今後ともどうぞよろしくお願い致します」

これが基本のメールになります。ここから、送り先に合わせた心に残るメールにするようなアレンジ方法をお教えします。