会議の生産性を高めるにはどうすればいいのか。働き方改革の支援を行うクロスリバー代表の越川慎司さんは「100円ショップで買えるあるアイテムを使うだけで、会議時間を確実に短くすることができる」という――。

※本稿は、越川慎司『「普通」に見えるあの人がなぜすごい成果をあげるのか 17万人のAI分析でわかった新しい成功法則』（KADOKAWA）の一部を再編集したものです。

ビジネスミーティング中のチームを真上から撮影
写真＝iStock.com／Blue Planet Studio
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議事録は会議後ではなく、リアルタイムで作る

会議での意見や決定事項をまとめて議事録を作成するケースは多いです。議事録は参加できなかったメンバーと共有したり、参加したメンバーに備忘録として渡すことを目的としています。

その議事録をリアルタイムで共有すると、効果を高められます。たとえば、NotionやMiroなどのデジタルノートも同時に共有して、説明資料と議事録を同時に画面表示すれば「これまでにどのような点を説明したのか」「どのような質問が出たのか」といった流れを把握できます。途中から会議に参加したメンバーも、流れが見えて議論に参加しやすくなります。

デジタルノートのリアルタイム共有によって会議の流れが見えるようになれば、途中からでも迷うことなく会議に参加できます。

議事録は通常、会議後に参加者に確認をし合ってまとめることが多いはずです。しかしリアルタイムで議事録を共有していれば、参加者が適時修正していくのを認めることで、会議が終わった時点で議事録を完成させることもできるのです。

ファイルごとにいちいち保存すると検索しづらい

実際に18社で議事録のリアルタイム共有を実施したところ、議事録の作成時間を最大70％減らせたという結果が出ました。また、議事録をリアルタイムに共有したことによって、“内職”する人も2割ほど減ったという効果も出ました。

議論の流れを可視化して、まとめの時間を省略することになる議事録のリアルタイム共有は、多くの企業において効果があることが確認できています。

NotionやMiroなどのデジタルノートをクラウドで共有し、参加者にURLを配布しておくのが有効です。そうすれば、議事録を作成している状況を追うことができ、かつ情報の追加や修正もすぐに行えます。クラウドで保存しておけば検索も容易になります。エクセルやワードに議事録をとって、1ファイルごとに保存していくやり方では、過去の情報検索に時間がかかります。クラウドのデジタルノートにすべて保存しておけば、横断的な検索が可能になるので、探す時間を年間約20時間も短縮できます。