【コツ3】プランニング、プログラミング、アクションの区別

そこで大事になるのが、「プランニング、プログラミング、アクションの区別をする」ことです。プランニングとは、一定期間内に達成すべき戦略的目標を設定すること。プログラミングとは、目標を達成するための手段や行動を具体的に計画すること。アクションとは、予定を実行するための一日単位の行動計画のことです。日々の仕事に追われて手一杯になっているのは、アクションばかりで行動しているからです。より重要なのはプログラミングであり、さらに重要なのはプランニングです。

たとえば、資格の取得、スキルアップといった戦略的目標を立てることがプランニングです。プランニングができれば能動的なタイムマネジメントを志向することができるようになります。プランニングは目標達成までの期間の行動の基本となるものです。スケジュール帳に書き留めなくても忘れないかもしれませんが、書いてあれば、つねに意識していることができるでしょう。そのことにより、プランニングの妨げとなるアクションを避けることになるはずですし、プログラミングも合理的で効率的なものになっていくはずです。

スケジュール管理においてスケジュール帳と一体となるのが、TO－DOリストです。TO－DOリストとは、処理すべき案件を並べたリストのこと。「プロジェクトの企画・立案をする」「取引先の新任担当者を訪ねる」「礼状を書く」など、やるべきことを一つのリストにまとめることは、案件を忘れないためにも、またスケジュールを組むためにも、有効です。

【コツ4】重要な案件から処理する

ただし、TO－DOリストを用いてスケジュールを組む際、多くの人が陥りやすい誤りがあります。第1は、リストに書きだすだけで安心してしまって、着手しないこと。第2は、簡単にできることから手をつけていくこと。簡単にできることを次々にこなすと、リストから削除できる案件が増えるために、達成感を得られます。仕事をしていると実感できるかもしれませんが、それは錯覚です。TO－DOリストは重要度でランキングをつけて、「重要な案件から処理する」のが原則。簡単にできることで大きな価値のあるものは、ほとんどありません。

【コツ5】緊急度と重要度は違うことを認識する

スケジュールについて、もう一つ、多くの人が陥りやすい誤りがあります。それは締切りが近い案件から片付けていくことです。もちろん、緊急度の高いものから片付けていくことは重要ですが、それに追われていると、本当に重要なことが先延ばしされていきます。「緊急度と重要度は違うということを認識する」のが大事なのです。