5つのタスクの優先順位を決める
次は「P（プライオリティ）」です。この5つのタスクをどの順番で片づけていくかを決めます。
つまり、書き出したタスクを上から順番にやるのではなく、今日やるべきことを、それぞれどの順番で何分でやるかを決めます。それが決まったら、右端のメモ欄に何時から何時までの間にやるのかを書き込みます。
たとえば、図表2の「メールの返信」は、通常であればルーティンの仕事なので、ここに書くことはあまりありません。
大事なのは「自分が何をやるのか」、その日のタスクを明確にすることです。しかも、ダラダラと作業するのではなく、決まった時刻に決まった時間内で片づけるというところまで、決め切ります。
これができていない人は、たいてい仕事が遅く、ミスを連発します。おまけに、仕事を終えても、達成感や充実感をあまり感じることができません。
「アイデア」は自分の付加価値になる
④ 今日のアイデア
「今日のタスク」の次は「今日のアイデア」のコーナーです。
ここでものすごく重要なことをお伝えします。
そもそも、なぜ先ほどタスクを5つに絞ったかというと、仮にタスクを7～8つにしてしまうと、タスクを片づけるだけで1日が終わってしまい、「アイデアを考える時間」を取れなくなるからです。別に、アイデアを考える時間を取らなくても、仕事に支障はきたしません。しかし、アイデアを考えない人は、出世ができないし、年収もたいして上がりません。出世する人は、ほかの人よりもアイデアを考えています。つまり、アイデアはその人の付加価値なのです。
ですから、1日のうちで、アイデアを考える時間を必ず取るために、「今日のタスク」をできるだけ素早く、効率的にこなしていく必要があるのです。
また、紙に「今日のアイデア」というコーナーを設けておくことで、「タスクをなるべく早く終わらせてアイデアを考える時間を取らなければ」という動機づけになります。