いらないと判断したらフォルダごと削除が正解
受信トレイ内のメールを片づけたら、次は既存のフォルダの整理です。最初に、残しておく価値のあるフォルダを選びます。メールをいちいち読み返して、残すかどうかを決めるのでは時間がかかりすぎます。いらないと判断したら、フォルダごと削除してしまいましょう。
たとえば、私はすでに終わった授業関連のフォルダは不要とします。ただし、企業内などのデータ保持条件があれば、それに従います。また、送信済みアイテムに関しても、同様に処理します。こうしておけば検索が容易になるし、メッセージを一つひとつたしかめるのは時間の無駄です。
メールの片づけは毎日すべし
メールの片づけは毎日しましょう。そして、受け取ったメールをすべて取っておくという考えから、一定の理由がない限りは削除するという考えに切り替えましょう。メールチェックは1日の初めと終わりの2回、というように決めておくのがいいでしょう。午前中に、なんらかの対応が必要だと思った場合、おおむね夕方までには解決法を思い付くはずです。メール対応の時間帯を決めておけば、仕事の中断を最小限に抑えられ、自分にとってもっとも重要な仕事に集中できます。あなたを頼りにしている人たちに、あなたがメールに対応する時間帯と、緊急の場合のみ使う別の連絡手段を知らせておけば、頻繁にメールをチェックする必要はなくなります。
私が提案している方法は、自分の場合には解決法にならないと、あなたは思われるかもしれません。
メールをファイルしたことがなくて、「これまでずっとメールは無視してきたし、片づけなんてうまくできないに決まっている」と思っているかもしれませんね。もしあなたが、もうお手上げだと思っているのなら、すごく簡単な解決法があります。すべてのメールを「アーカイブ」フォルダに移動させてしまいましょう。万一、必要が生じたら、そのとき検索すればいいのです。その上で、あらたにフォルダへの仕分けを始めて、フォルダの数は10個以内にします。