｢受信フォルダはメールを保存する場所ではない｣生産性が急降下する"やってはいけない"メール対応3タイプ スコット教授流｢メールの本数を確実に減らせるとっておきの方法｣

まずやるべきはニュースレターやメルマガの整理

散らかったメールの山に圧倒されて、受信トレイから保存場所へと散らかりを移動させるだけで、見て見ぬふりをしていませんか？　メールをきれいに片づけて、デジタルライフをもっと楽しむための秘訣ひけつをお教えしましょう。

近藤麻理恵、スコット・ソネンシェイン『Joy at Work　片づけでときめく働き方を手に入れる』（河出書房新社）

あなたのメール対処法がどのタイプでも、とにかくメールは少ないほうがいいというのが共通認識です。メールと仕事とを混同してはいけません。メールは仕事をするためのツールの一つですが、仕事そのものではありません。

まずは、ニュースレターやメルマガの整理です。あなたもきっと、そういったものに登録しているでしょう。

仕事の上で役立つかもしれないと思ってのことですね。では、ここで真実を見極めましょう。いったい、どれがあなたのワークスタイルに本当に役立ち、どれが混乱を生じさせているでしょうか？　ニュースレターなどの登録は、基本的には全部解除する方針で整理して、ときめきを感じられるものだけを残しましょう。いったん整理したあとに、あらたに登録するときにも、同じ方針で取捨選択しましょう。

写真＝iStock.com／Andranik Hakobyan

※写真はイメージです

送信メールを減らせば受け取るメールも減らせる

次に、送信メールの数を減らします。メールなら簡単に送れるからといって、乱発するのは問題です。仕事に必要な場合にだけメールを送るようにすれば、あなたは模範を示すことができます。送るメールを少なくすれば、受け取るメールも減るはずです。

相談や情報提供など、仕事上どうしても必要な場合にのみ、メールを送りましょう。なんでもCCやBCCでコピーを送って共有することはやめましょう。送付先リストに加えるかどうか、同僚たちと話をして意向を聞いておきましょう。コピーを送るときには、一呼吸おいて、自分自身に問いかけましょう。こう尋ねるのです。本当にその人に情報を提供したいですか、あるいは、その人からの回答が必要ですか？　答えがイエスならば、正当な理由です。同じチームだからとか、自分が重要人物だと思われたいからというのでは、理由になりません。