【基本のフレーズ】
◆お世話になっております。
――普段やりとりする相手への決まり文句。定番だが、使いすぎると素っ気ない印象も。
◆いつも大変お世話になっております。
――面識がなくても、会社として付き合いがある相手ならば、この表現で問題ない。
◆はじめてご連絡いたします。
――「突然の」と書き出すよりもやわらかい印象。電話で話すようなつもりで書くといい。
◆お疲れさまです。
――社内の人に向けた書き出しでの決まり文句。上司、部下を問わず使える。
◆おひさしぶりです。
――しばらく会っていない親しい人への決まり文句。目上の人には使わないほうが無難。
◆ご無沙汰しております。
――「沙汰」とは連絡や便りの意味。連絡をしなかったことへのお詫びを込めたフレーズ。
◆先ほどは電話で失礼いたしました。
――電話でやりとりをした後に付け加えておくと、相手の印象にも残りやすい。
◆以前、ご挨拶させていただきました◯◯です。
――名刺交換を済ませている相手に。どこで会ったかも明記できるといい。
【“逆効果”の恐れがあるフレーズ】
◆突然のメールで失礼いたします。
――営業電話のような印象がある。「突然の」というフレーズをあえて使う必要はない。
◆ご苦労様です。／お世話様です。／ご無沙汰です。
――目下の人間に対してつかう言葉。失礼になる恐れがあるので、避けたほうが無難。
◆平素は格別のご高配を頂きありがとうございます。
――普段つかわないような表現は、思わぬ誤解の原因にもなる。無理しないほうがいい。
◆拝啓 酷暑のみぎり、ご健勝のことと拝察申し上げます。
――メールと手紙は違う。慇懃無礼になる恐れもあるため、「拝啓」「敬具」は使わない。