好感度を高める“文章のイントロ”決まり文句6

ケース1：頻繁にやりとりする

お世話になっております。
××社の××です。

POINT●書き出しは「お世話になっております」が無難。続く「名乗り」は「社名＋名字」で簡潔に。部署名や役職などはメール末尾の署名にまとめておく。

ケース2：1年以上、連絡がない

おひさしぶりです。××社の××です。
暑い日が続いていますが、お元気でしょうか。

POINT●電話で最初に名乗るように、メールでも最初に名前を書いておきたい。連絡が途絶えていた場合には、相手を気遣う言葉を添えると印象がよくなる。

ケース3：社内の人とのやりとり

お疲れさまです。××です。
××の件について、ご相談があります。

POINT●社内でのやりとりでは、基本的に過剰な挨拶は不要だろう。ただ、ひとこともないのも不躾な印象を与える。「お疲れさまです」は便利なフレーズ。

ケース4：紹介者がいる

はじめまして。××社の××と申します。
弊社の××の紹介でメールをお送りしました。

POINT●電話での口調を、メールに置き換えて考えるといい。「突然」ではすこし堅苦しい印象。「はじめまして」という書き出しのほうが親しみやすいだろう。

ケース5：電話で先に話している

先ほどは電話で失礼いたしました。
××社の××です。
さっそくですが、××の件について……

POINT●すでにやりとりがある場合には、その旨を書き添えておきたい。またやりとりを重ねていても、冒頭の「名乗り」は必須事項としておきたい。

ケース6：目上の人に対して

お忙しいところ恐れ入ります。
××部の××です。
ご相談があり、メールを差し上げました。

POINT●目上の人であっても、前置きはひと言だけ。「クッション言葉」を置いてから、すぐに本論へ移りたい。電話と同じで、もたつかないほうがいい。