【受信編】不快感を誘発するのは、失敗よりも「文章やマナー」

1日あたりの受信数は約半数が20通以上と回答（図7）。受信メールが増える要因の1つとして、情報共有のために転送やCC、BCCを多用していることがある。メール受信数が多いということは、それだけ読んでもらえる率が低くなる。たくさんのメールの中から読んでもらえるメールを送らないと、大切なメールが受信箱の中で埋もれてしまう。受信箱はもはや競争の舞台なのだ。

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図7～11（受信編）

メールの確認の頻度については、3人に1人が「届いたらその都度」と回答（図8）。メールを中心に仕事が回っている実態が読み取れる。早く返信するにこしたことはないが、返信を望む期限を尋ねたところ「1日以内」と答えた人の合計は約8割となった（図9）。この結果を考慮すると、朝、昼、夕方の3回、メールを確認して返信ができれば、仕事は円滑に進むと考えてよいだろう。

実際、半数の人がメールによって不快になった経験があるが（図10）、不快感を生む原因は、返信の遅さよりも、文章に関することが多いことがわかる（図11）。図6の受け取ったメールで「見つけた失敗の内容」と図11「不快に感じた内容」を比べると、項目が異なる。失敗は「添付ファイルの付け忘れ」など、誰が見てもわかる機能的な内容だが、不快感を誘発するのは「文章が失礼」など、感情的で抽象的な内容だ。失敗がただちに不快感につながるのではない。文章の書き方やビジネスマナーについても学ぶ必要があるといえる。