「資料作成30分」の制限を設定する理由

⑤の「資料作成は30分」と言うと、周りの人は「ほんとに？」といった表情を浮かべますが、逆に何らかゴールや制約条件を設けておかなければ、無尽蔵に時間を費やしてしまうことになります。

みなさんも資料作成の途中で細かな事が気になったり、あれもこれも入れておかなきゃ、といった気持ちになった経験はありませんか？　もちろん私にもあります。

しかしその思考特性こそが時短を阻む最大の原因なのです。要は無意識のうちに成果物を過剰品質にしてしまっているのです。残業をしないことで知られるドイツのワーカーはそんな仕事のやり方はしません。最初に設定した品質基準が80%であれば、それを達成すれば仕事終了です。

実際、資料作成を30分内に納めようとすれば、「テンプレートを使う」「過去資料を再利用する」「見切り発車をやめて最初にストーリーライン（骨組み・流れ）を決めて、必要最低限のスライドを用意する」といった実効性の高いテクニックを自然と役立ていくことになるはずです。

メール閲覧3秒を実現する方法

「メール閲覧は3秒」については、私はGメールの「プレビュー機能」と「ショートカットキー」を使って瞬読を実現しています。具体的な操作イメージは過去記事「仕事が爆速化するGmailの意外な使い方」をご参照下さい。

私がお勧めする「プレビュー機能」の設定方法は、以下の通りです。

画面右上の設定>受信トレイタブで、
・「受信トレイの種類」欄で「未読メールを先頭」
・「閲覧ウィンドウ」欄で「閲覧ウィンドウを有効にする」
・「閲覧ウィンドウの位置」欄で「受信トレイの右」

またプレビュー機能でメールが勝手に既読にならないよう設定>全般タブで、
・「プレビューパネル」欄で「スレッドを既読にするタイミング」を「既読にしない」を選択し、そのあと「変更を保存」で設定完了です。

「ショートカットキー」については、上下キーでメールを選択して「Shift＋I（既読にする）」または「Shift＋U（未読にする）」、この2つを覚えておけば充分だと思います。