自分の“型”をどう持つか

型を持つことについて、自分の中に一定の共感する気持ちが芽生えたとして、次にどのように自分の型を持てば良いかについて考えていきたいと思います。

例えば、平日の就業以外の時間であれば、

①就寝と起床の時間を決める
②家を出るまで（=始業前）の段取りを決める（片付け・ストレッチ・シャワーなど）
③帰宅後（=終業後）の段取りを決める（ジム→風呂→食事→会話・休憩→就寝など）

といったことです。段取りだけでなく、モノの置き場所を固定化する等も一定の効果があることでしょう。

ちなみに「家を出るまで（=始業前）」「帰宅後（=終業後）」としているのは、コロナ禍の影響によって、リモート勤務やオフィス勤務など、近年の勤務状況が人や会社毎に大きく異なるからです。ただ、型を作るという意味ではどのような状況でも変わりませんし、むしろその型によってリズムが保てるなど救われることもあります。

自宅でノートを勉強し、書く学生
写真＝iStock.com／urbazon
※写真はイメージです

一方、就業時間中であれば、

①取り掛かる仕事の順番を決める（メール処理→タスク調整→アポ取り→カレンダー反映→成果物作成→外出・商談→報告送信→情報整理など）
②時間帯によって仕事内容を決める（午前は雑務や処理仕事、午後は成果物や外出など）
③曜日や月度によって取り組む仕事や課題を決める（（月）は作業、（火）（木）は午後に訪問、（水）（金）は成果物作成や集中作業など）

といった感じです。

資料作成時間、メール確認の回数を決めておく

それに加えて私の場合は、

④資料や文章の作り方を標準化する（テンプレ活用、辞書機能、箇条書きなど）
⑤仕事内容に応じて投入時間を決める（資料作成なら30分、メール閲覧は3秒など）
⑥メールやチャットの確認＆処理は1日3回＋スキマ時間（電話や通知は基本使わない）
⑦タスクは発生時点で全てタスクツールに入れる（Google ToDoリストを活用）

といったものを加えています。

特に④は、前出のコンサルティング会社で何度も繰り返し体で覚えていたため、今でも大変役立っています。