たとえば、上司である自分が「あの金額でA社に見積書を出しておいて」と部下に指示した場合を考えてみます。

「あの金額」というものを自分としては「自社が提案した値引き前の金額」で、部下としては「クライアントが提示した値引き後の金額」と想定していた場合、請求書の金額はズレてしまうため、大惨事になりかねません。

「あの金額」というのが値引き前の金額なのか、値引き後の金額なのか、しっかりとすり合わせる説明をしておけば、こういったリスクを回避することができます。トラブルを防ぐためにも、このステップは常に念頭に置いておくとよいでしょう。

相手との認識のズレが生じる恐れを忘れてはいけない

Step2では、Step1で確認した前提に基づいた説明を行っていくことへの合意（コンセンサス）をとります。前提を共有しながら相手と「共通の基盤」をつくっていくことを「基盤化」といいます（※）。

※Clark,H.H.(1996). Using language. Cambridge: Cambridge University Press

「この前提に則って説明していきますね」のようなフレーズです。この基盤化を行わないと、相手との認識のズレが生じる可能性が出てきます。

たとえば、「例のA社についての続報だけど」と説明を始めるとき、自分としては「例の案件」を値引きする前の金額を前提にして話していたのに対し、部下は値引きした前提で聞いてしまっていたら、以降の説明は確実に相手にわかってもらえません。

そのため、「値引きをまだしていないという前提で話すと、……」のような伝え方をします。

Step3では、説明したい本題のテーマや自分の考え、意見（結論）を伝えます。「それではまず、私の考え（結論）ですが、……」のようなフレーズがお勧めです。

【図表1】「共通の基盤」をスムーズにつくる3ステップ
イラスト＝長野美里

このStep1～3の組み立て方のイメージがより湧くように、実際にこのステップで組み立てた具体例を紹介します。