「資料作りが苦手」と話す人の多くは、「何が苦手なのか」がわかっていません。日本IBMでエグゼクティブ・プロジェクト・マネジャーを務めていた木部智之氏は、「ダメな資料を作る人は、5つの『NG行動』をしていることが多い」といいます。苦手を克服するためのポイントを紹介しましょう――。

※本稿は、木部智之『複雑な問題が一瞬でシンプルになる2軸思考』（KADOKAWA）を再編集したものです。

資料作りが苦手な人がやっていることは？

資料作成に苦手意識を持っている人は多いと思いますが、資料作成の「何が」苦手だと考えていますか？

「きれいな資料が作れない」「パッと見てインパクトのある資料を作れない」などと思っていないでしょうか？

実はこれらの悩みは、資料作成の本質を取り違えた悩みです。

いい資料とは、決して「見た目」だけがいい資料ではありません。ここを勘違いすると資料作成のドツボにハマるので、気をつけてください。

私も、かつては資料作りに悩んでいました。

しかし、次の5つの行動と決別したとき、格段に資料が作りやすくなり、そして、相手にも伝わる資料になったという実感があります。

【資料作り 5つのNG行動】
（1）いきなりパソコンを開く
（2）デザインにこだわる
（3）箇条書きツラツラと書く
（4）「対策」より先に「原因」を書く
（5）「文章」が多い
▼資料作りのNG行動（1）いきなりパソコンを開く

パソコンのソフトを立ち上げ、内容を考えながら文字を入力し、関連する図表を作成し、そして、細部の見た目もきれいに整えながら進めていく……。

このように、資料の構成を考えながらパソコンで作業するのは、最もやってはいけないNG行動です。

写真＝iStock.com／fizkes
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パソコン上では、作成途中で「やっぱり、こうしよう」と思ったときに、やり直しが大変です。また、資料の頭から考えながら進めていくと、資料のページ数が予想以上に膨れあがったり、ヌケやモレも発生しがちです。そして、フォントを工夫したり、図表の美しさにこだわったり、「本質的でない細かい作業」に時間をかけてしまったせいで、納期に間に合わず、途中までしかできていない資料を提出せざるを得ない……という残念な結果を招いてしまう可能性もあります。

現在の私は、資料作成する際に作業分量の8割を手書きで準備しています。

資料作成時には、やり直し作業がつきものですが、パソコン上でのやり直しはかなり時間がかかります。それに比べれば、手書きでのやり直しは手間がかかりません。

コンテンツの洗い出し、構成の検討や図の検討までは紙に手書きで行い、パソコンを使う作業は最後だけ、というのが最速で資料を作るポイントです。コンテンツは手書きでほぼ完成していますから、パソコン作業では頭はまったく使わず、文字を清書するイメージでサクサク作れます。