パワポで資料を作り出す人は必ず失敗する 8割までは「手書き」で作り込もう

▼資料作りのNG行動（4）「対策」より先に「原因」を書く

「原因」や「問題」があるから、その「結果」や「対策」につながるのですが、資料では、この思考するときの順番で書いていくと、まどろっこしく、冗長な文書になってしまいます。

ビジネス文書の原則は、「結論が先」です。

例外もありますが、「○○すべきです。なぜなら?」というように、「結論→理由」の順番で伝えるのが基本です。特に忙しい会社の上司や上層部に見せるような資料なら、この基本に従ったほうがよいでしょう。

▼資料作りのNG行動（5）「文章」が多い

どんなに懇切丁寧に書かれていたとしても、文字だけがギッシリ書かれた資料は、読み手側に負担をかけてしまいます。近年、刊行されるビジネス書なども、ずいぶんと文字量が少なくなっています。さらっと読める新書や入門書が人気です。文字の多い資料は、読み手の努力を要する時代となったのです。

ですから、伝わる資料を作成する際は、表やグラフなどのビジュアルを使うことが必須です。

つまり、良い資料とは、「読んでわかる」資料ではなく、「見てわかる」資料ということです。

図解に苦手意識のある人もいるかもしれませんが、図解には、美的センスや「絵心」は必要ありません。

伝えたいことを2軸（タテ・ヨコ）で整理したマトリクス、4象限、グラフの図解で表現できれば、ビジネス資料としては十分なレベルの図解が作れます（私は、タテ・ヨコの2軸で整理することを「2軸思考」と呼んでいます）。

2軸で作られた図解は、内容が論理的に整理されていなければ書けません。

すなわち、論理的に整理されたものが提示されているので、読み手側にとっては、理解しやすく、「伝わる資料」となっているのです。

いかがでしたか？　みなさんの資料に上記のNGポイントは隠れていませんでしたか？　「相手に伝わりやすい資料」をサクサク作れるようになると、自分の仕事の効率化に直結します。ぜひ、お試しください。