手入力の手間を減らして効率化を図る

[すでにあるリストを項目に設定する場合]

先ほどの方法だと、入力する項目に変更があったり追加したりしたい場合、範囲選択をして、同じように設定し直す必要があります。でもそれはちょっと面倒ですよね。

シート上にリストを作っておき、それを入力規則に設定することもできます。

まず、項目のリストを作成します。

そして、先ほどと同じように、入力規則を設定したいセルを選択して[データの入力規則]のアイコンをクリックします。

[入力値の種類]から[リスト]を選択すると、[元の値]が表示されるので、入力欄右側のボタンをクリックします。

先ほど作成したリストの範囲を選択し、右端のボタンをクリックします。

[OK]をクリックして「データの入力規則」ウィンドウを閉じると、ドロップダウンリストが設定されています。

性別リストの「未記入」を「非公表」に変更してみましょう。すると、ドロップダウンリストにも反映されています。

入力する値が決まっているものに関しては、こんなふうにして、ドロップダウンリストを使えば手入力の手間もなくなり、表記ゆれを未然に防げます。あと、リストの選択肢が増減する場合、いちいち変更するのは面倒ですよね。もちろん自動で反映させる方法もあります。本稿では割愛しますが、Googleで「Excel リスト 自動」「Excel リスト 連動」などと調べてみてください。

関連記事
【第1回】「書式」と「表示形式」の違いを説明できるか…仕事ができる人は知っているエクセルの基礎知識
仕事ができる人は知っている…「よろしくお願いします」より効果的なメールの締めのフレーズ
「やることリスト」を上から潰していく人は効率が悪い…仕事が速い人が実践するシンプルな習慣
常識にとらわれてはいけない…稲盛和夫氏が断言した「ビジネスで失敗する人」に共通するたった1つのこと
「やりたい仕事を任せてもらえない」実力以上に自分の力を高く見積もる若手の目を覚ます上司の言葉