上司の質問に、口頭で即答しない
そんな場合には、緊急の場合を除いて口頭で即答することなく、相手が求める情報の保存先やURLのリンクをメールでそっと送ってあげることです。初めのうちは上司に「横着してるな」とムッとされることもあるかもしれませんが、繰り返し同じ対応をすることで次第に慣れていってくれるはずです。くわえて「必要な情報は自分で取りにいく」という、上司の情報リテラシーを上げることにもつながることでしょう。
私の例でいえば、初めて勤めた日系大企業ではそのような対応をすると生意気だと怒られていたかもしれませんが、次に勤めた外資系企業ではそういった合理的対応が当たり前の文化として根付いていました。両方経験した身から言うと、後者の方が変な対人ストレスが無く働きやすかったように思います。
このような「質問に対してリンクを送って回答に変えるという方法」を、比較的お堅い職場でスムーズに浸透させるには、日頃から上司に頼まれる前に「先程のお話の件ですが、念のためリンクを送っておきますね」とおせっかいをすることを習慣にしておけば、いざ質問された時にリンクやパス情報を送るだけで、回答とみなしてもらえるような心構えが上司の中に自然と出来上がっているのではないでしょうか。
2．何かと頻繁に電話をかけてくる「マウント上司」
それほど重要な内容でないのにすぐ電話をかけてくる人がいます。電話が必ずしも悪いわけではありませんが、当然ながら電話でのやりとりは口頭なので記録に残りません。さらに相手の話し方によっては正確に聞き取れない場合もあります。
もしその電話をかけてくる人が上司だとしたら、部下の方は日々プレッシャーを感じながら仕事をしているのではないでしょうか。あるいは何となく支配（マウント）されている気分になっているかもしれません。
上司から電話で指示を受けた場合は、部下は口語の指示を頭の中で文語に変換してから議事録やメモに書き留めることになります。書き留めたものがアナログ（紙）であれば更にデジタルに変換する手間も発生します。さらに電話に出られない時などには、かけ直しの時間を含めて双方に時間ロスが発生することになります。