1.検索を極めて過去のメールをエビデンスとして活用する

パソコン・スマホに限らず、過去にやりとりしたメールの中から、何らかの目的のためのエビデンスとして特定のメールを引っ張り出してきたい場合があると思います。しかし、長年蓄積された膨大な量のメールの中から、目視とスクロールで該当のメールを見つけ出すのは、大変な手間になります。

写真＝iStock.com／Sitthiphong
※写真はイメージです

そんなときGメールアプリの検索機能をうまく使えば、過去履歴の中から、目的のメールを瞬時に見つけ出すことができます。

基本的にはスマホとパソコンで共通して使える技ですが、以下に代表的な検索方法3つをご紹介したいと思います。

①キーワード検索

※A、Bはキーワード

以下の組み合わせを検索ボックスに入力してEnterを押します

「A B」：AとBの両方を含むメールが表示
「A NOT B」：Aを含むが、Bは含まないメールが表示 ※NOTは大文字
「A OR B」：A、B、または両方を含むメールが表示 ※ORは大文字
「"A B"」：A Bとまったく同じ語句を含むメールが表示
②演算子検索

以下の演算子と単語を検索ボックスに入力してEnterを押します。

「from：（送信者）」：送信者を指定（例：from：クロネコ太郎）
「to：（受診者）」：受診者を指定（例：to：カナリア一郎）
「subject：（単語）」：件名に含まれる単語を指定（例：subject：働き方）
「has：attachment」：添付ファイルのあるメールを検索
③期間指定検索

私も重宝している、指定した期間に送受信されたメールを検索する技をご紹介します。

「after：（日付）」：指定した日を含む以降のメールを抽出することができます。
「before：（日付）」：指定した日より前のメールを抽出することができます。

例①：4／18以降で、4／20未満（4／19まで）のメールを抽出
after：2020/04/18　before：2020/04/20

例②：4／18のメールを抽出
after：2020/04/18　before：2020/04/19

例の①②いずれもキーワード検索と組み合わせると、期間指定のキーワード検索ができてより便利に利用することができます。

ちなみにこれらの検索技は、スマホのユーザー辞書に登録しておくと覚えなくていいので大変便利です。メールの検索技術を磨くことで、情報整理の負担が軽減され、エビデンスを一元管理できることから、仕事の品質や生産性が劇的に高まることでしょう。