1.検索を極めて過去のメールをエビデンスとして活用する

パソコン・スマホに限らず、過去にやりとりしたメールの中から、何らかの目的のためのエビデンスとして特定のメールを引っ張り出してきたい場合があると思います。しかし、長年蓄積された膨大な量のメールの中から、目視とスクロールで該当のメールを見つけ出すのは、大変な手間になります。

写真=iStock.com/Sitthiphong
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そんなときGメールアプリの検索機能をうまく使えば、過去履歴の中から、目的のメールを瞬時に見つけ出すことができます。

基本的にはスマホとパソコンで共通して使える技ですが、以下に代表的な検索方法3つをご紹介したいと思います。

①キーワード検索

※A、Bはキーワード

以下の組み合わせを検索ボックスに入力してEnterを押します

「A B」:AとBの両方を含むメールが表示
「A NOT B」:Aを含むが、Bは含まないメールが表示 ※NOTは大文字
「A OR B」:A、B、または両方を含むメールが表示 ※ORは大文字
「"A B"」:A Bとまったく同じ語句を含むメールが表示
②演算子検索

以下の演算子と単語を検索ボックスに入力してEnterを押します。

「from:(送信者)」:送信者を指定(例:from:クロネコ太郎)
「to:(受診者)」:受診者を指定(例:to:カナリア一郎)
「subject:(単語)」:件名に含まれる単語を指定(例:subject:働き方)
「has:attachment」:添付ファイルのあるメールを検索
③期間指定検索

私も重宝している、指定した期間に送受信されたメールを検索する技をご紹介します。

「after:(日付)」:指定した日を含む以降のメールを抽出することができます。
「before:(日付)」:指定した日より前のメールを抽出することができます。

例①:4/18以降で、4/20未満(4/19まで)のメールを抽出
after:2020/04/18 before:2020/04/20

例②:4/18のメールを抽出
after:2020/04/18 before:2020/04/19

例の①②いずれもキーワード検索と組み合わせると、期間指定のキーワード検索ができてより便利に利用することができます。

ちなみにこれらの検索技は、スマホのユーザー辞書に登録しておくと覚えなくていいので大変便利です。メールの検索技術を磨くことで、情報整理の負担が軽減され、エビデンスを一元管理できることから、仕事の品質や生産性が劇的に高まることでしょう。