メールで損する"キラキラ署名"という地雷 不快メールの被害者は4割以上

「顔文字」の使用は相手との関係次第

メールの普及とともに生まれてきたのが、顔文字の文化です。顔文字は気持ちを表現するのに便利なツールですが、ビジネスメールで使用してもいいのでしょうか？

よろしくお願いします(^^)/

ご提案ありがとうございます♪

大変申し訳ございませんm(_ _)m

もしも、このような文章を含んだビジネスメールが送られてきたら、「ふざけている」「なんだこの態度は」と、イラッとされてしまうかもしれません。

顔文字の類いはビジネスの場では基本的にNG。使わないようにしましょう。ただし、仲のよい同僚同士など関係が構築できている間柄で、軽い報告などをする場合に使うのは例外です。その意味では、あくまで相手との関係による、といえるでしょう。

また、まれに多少の顔文字が許容されるビジネスシーンもあります。たとえば、美容院がなじみ客に送るメールなどのケースです。フレンドリーな対応でお客さまとの関係が深めたいという場合には、多用しすぎない程度で使ってもよいでしょう。

不快感を排除するチェックポイント

これまで、メールで相手に不快感を抱かせるポイントをいくつか見てきました。しかし、実際には、不快感は読み手の感覚によって異なります。つまり、イラッとするかどうかは個人差があり、イラッとするポイントも異なるということです。

ならば、相手のことなど気にせず「自己流」のメールを書き続ければよいのか？　いえ、決してそんなことはありません。読み手がどう受け取るかはわからないからこそ、「書き手のときには、読み手が敏感な人であることを想定する」ことが必要です。

ていねいなメールを書いて、不快に思われることはありません。下記のチェックポイントを使って、メールで不快感を与えそうな要素を、極力、排除しましょう。

・誤解を与える表現になっていないか？
・相手の疑問や問い合わせにきちんと答えているか？
・失礼な表現はないか？
・敬語の誤りはないか？
・自分の都合を押しつけていないか？
・相手への気づかいができているか？

メールをする際は、以上の6項目を常に念頭におくように意識づけましょう。

大事な上司や取引先をイラッとさせる前に、自分のメールを見直してみてくださいね。正しい書き方、送り方を身に付ければ、メールはあなたの仕事にとって一生モノの武器になるはずです。