疑問には「即回答」スピーディーに！

外部とのミーティングが多いマーケティング部門の根来さんは、会議のときに社内の専門家をほんの5分だけ呼び出すことがあるという。

「専門的なことに関して社外の方から質問をいただいたときに、あとで問い合わせて、後日ご説明するという手順をとると時間がかかりますよね。ところが、営業や技術の専門家がその部屋へ5分だけ来てくれて説明してくれたら、それだけで会議2回分くらいの課題が解決します」

涼しい顔で根来さんがいう。もちろん、5分間だけ無理をきいてもらうためには、関係づくりが大切だ。普段からエンジニアや営業マンとランチを一緒にとったり、単に立ち話をするだけでも気心は知れる。これが会議の効率化にも役立つのだ。

ところで、ネット回線とPCとWebカメラさえあれば、オフィスの会議室へ出向かなくても会議に参加することは可能である。そのとき活躍するのが、グーグルのテレビ電話システム「ハングアウト」だ。

ハングアウトが優れているのは、画面上で他のソフトを動かしながら複数のハングアウト画面を同時に表示できるという点だ。クラウド上の同じ資料を読みながら、画面の隅でテレビ会議をすることができる。

「プライベートなことですが」と前置きして、セントジョン古畑さんがこんな話をしてくれた。

「夫の両親がアメリカのアルバカーキーに住んでいまして、もう70歳近いのですがハングアウトでよく話をします。『グーグル＋』で写真をよく見たいのだけど、どこを押したらいいのかな？ ということを聞かれたときに、ハングアウトと同じ画面で開いていますから、ここをこうして操作してくださいとすぐに説明できるのです」

テレビ会議にも応用できそうな話である。