文章を書くのが苦手だ。メールの表現に悩み、時間がかかる。マナーに厳しい取引先がいる……。一般的な書き方を知れば、面倒は減る。今回、ニーズ別に、フレーズと文例を集めた。日本ビジネスメール協会の平野友朗さんと「ビジネス表現の基本」を確認しよう。

「助かります」は相手を見て使う

お礼の気持ちを伝える最も代表的な言葉が「ありがとうございます」。これを使えば誤解なく誰にでもその気持ちが伝わります。しかし、1本のメールに何度も繰り返し登場すると、ありがたみも半減。2回までにとどめたほうが無難です。「お気遣いいただき、ありがとうございます」「ご足労いただきまして、ありがとうございます」など、何に対するお礼かを具体的に伝えることも重要です。

また、「助かります」は、この10年で、メールでのやりとりが増えるにしたがって広まってきた便利な言葉です。いまでは「目上の人に対しては失礼だ」と感じる人も少数派のようです。言葉は時代に応じて変化します。相手を見てうまく使うといいでしょう。

さて、お礼で意識したいポイントは、できるだけ早く相手に伝えるということ。夜の会食でご馳走になったのであれば、翌日の午前中までにはお礼のメールを送信します。また、顧客を紹介してもらうなど大きな手助けを受けたときは、「メールを送ったから」と思わず、対面で速やかにお礼をすることも忘れないでください。