【報・連・相】上司に声をかけるタイミング、報告の順番

話を聞こうとする部下はかわいい

報・連・相を簡潔かつ正確に行うには、話の内容をあらかじめメモにまとめておくことも大切。そして述べたことに対しては上司の反応やアドバイスがあるはずですから、その「確認」も忘れずに。

時には「そんな些細なことまで報告しなくていいよ」と言われることもあるだろう。が、勝手がわからない最初のうちは些細なことでもすべて述べるようにしよう。

「なかには上司からそう言われたからといって、重要なことまで報告・連絡しなくなる人がいますが、それが一番よくありません。『手のかかるやつだ』という顔をしていても、実は上司は自分に何でも話し、聞こうとする人がかわいいもの。些細なことかどうかは自分で判断せず、事実のすべてを述べるようにしたほうがいいのです」

●報告のポイント
1. 1日の終わりに必ず報告
仕事が終わったら上司に内容を報告する。途中経過も。
2. 報告事項の整理
報告事項の要点をあらかじめメモしておき、簡潔に報告。
3. 上司への声のかけ方
上司がいれば「今、お時間よろしいでしょうか」と一声かけて報告を始める。
4. 結論から始める
「○○社は○○総務課長が対応してくれました」といった具合。相手の名前、何分ぐらい話せたか、相手の反応など、事実を簡潔に述べる。

●連絡のポイント
1. 連絡はいち早く
仕事は常に動いている。変更事項や新たな動きがあったら、早めに上司に連絡する。
2. 急を要する連絡事項
思わぬアクシデントや予定の変更は電話で上司に連絡をし、指示を受ける。帰社後改めて詳しく状況を説明する。
3. 小さなこともこまめに
連絡事項の優先順位がわからない新人のうちは小さなことも含め、すべて連絡したほうが上司は安心する。やがて、「そこまで報告しなくてよい」と任されるようになる。

●相談のポイント
1. 相談しながら仕事を進める
仕事はチームで動く。自分ひとりで判断せず相談する。とくに新人は小さなことでも相談することを習慣づけたい。
2. 相談内容を整理しておく
仕事の進捗状況、課題、課題への対処法を、自分の考えも含めてメモに整理したうえで相談する。短時間で的確なアドバイスを受けることにつながる。
3. ミスをしたときも正直に語る
いわずもがなだが、ぐずぐずしていると状況は悪化する。