1日の優先順位、朝時間の使い方は？「グズ・大慌て・断れない病が治る」小さなルール【1】

▼藤井さんからのアドバイス

アンテレクト代表取締役社長 藤井孝一●1966年、千葉県生まれ。慶應義塾大学文学部卒。大手金融会社でマーケティングを担当。米国駐在を経て、中小企業と起業家の経営コンサルタントとして独立。著書に『週末起業』など多数。最新刊は『どうしても叶えたい夢がある人の時間術』。

1日の仕事の優先順位づけに頭を悩ませている人も多いようですが、そもそも1日ごとにスケジュールを検討する必要があるのか疑問です。仕事の大部分は同じタスクの繰り返しです。それらの優先順位に迷うくらいなら、ルーティン化して毎日同じ時間割で動いたほうが早い。習慣化してしまえば、あとは勝手に体が動きます。

私はメルマガの執筆やメールチェックといった細かなタスクまで、処理する時間を決めています。毎日のタスクはPCのスケジュール管理ツールに入力。PCを開けば毎朝同じタスクが表示され、あとは時間割に沿ってそれらを消していくだけです。

タスクはできるだけ細かく設定します。たとえば「メルマガを書く」と「メルマガを配信する」は別タスク。また「社員を褒める」「コンタクトレンズを洗う」という些細な行動もタスクとして挙げます。タスクを細分化するのは、達成感を得やすいからです。完了したタスクをリストから消すと一種の快感が生まれます。その楽しみが多いほうが意欲的に仕事にとりくむことができ、仕事にもとりかかりやすくなります。

もちろん仕事のすべてをルーティン化できるわけではありません。そこで1日を3つの時間帯に分けて対応します。朝7時に出社して10時の始業時間まではルーティン化したタスクを潰す時間。静かな環境で集中できるので、仕事がもっとも捗ります。10時から昼1時までは、タスクを処理しつつ、スタッフとやりとりしながら進める必要のある仕事をこなします。

午前中の区切りを一時に設定しているのは、ランチの混雑を避けるためです。昼休みを11時に前倒ししてもいいのですが、生産性の高い午前中を削るのはもったいない。ランチ後は、人に会う時間にあてます。人と会う仕事は時間がずれる、長引くなど予測不可能な部分がありますが、午後ならタスクがすべて片付いているので、万が一のトラブルがあっても影響を最小限に抑えられます。