「フリーアドレス＝コミュニケーションが増える」ではない
近年、フリーアドレス制を導入しているオフィスが増えました。フリーアドレスのオフィスでは、テーブル席、デスク席、ソファ席、ハイテーブル席など、さまざまな形の席が用意されていることが多々あります。
フリーアドレスを採用している企業の狙いの一つには、上司・部下間、あるいは部署を横断する形で、コミュニケーションをより円滑にとりやすくし、アイデアや情報の交換を活発化したい、というものがあるようです。実際に我々も、固定席制からフリーアドレス制へオフィスレイアウトの変更をした際に、どのように社員同士のコミュニケーションが変化するかをある企業で調査したことがあります。
そして、この調査では意外なことが判明しました。
それは、フリーアドレスにしたからといって、一概にコミュニケーション量が増えるとは言い切れないということです。
対象となるオフィスにカメラを設置して、録画した映像から発話内容や回数、会話時の距離や人数、会話の発生した場所や状況といったデータを取得。このデータをフリーアドレスにする前後で比較するという方法で、分析を実施しました。
分析の結果、必ずしも、フリーアドレス制にしたことでコミュニケーション量が増えるとは言えない、ということが明らかになりました。
上司がスタンディングデスクにいると部下は話しかける
同時にわかったのが、「上司の目線の高さ」と「部下からのコミュニケーション発生数」に相関があること。
どういうことかと言うと、上司がローソファに座っている時には、部下から話しかけられる回数が減り、上司が立っていたり、ハイスツールに座ったりしている時には、部下からのコミュニケーションが増えたのです。
人には、それ以上他人に近づかれると不快に感じてしまう範囲、「パーソナルスペース」があります。計測実験により、このパーソナルスペースが、目線の高さによって変化することがわかりました。
通常、仕事や地域などの社会的な関係にある相手とのパーソナルスペースは、1.2～1.3mだと言われています。
しかし、上司がハイスツールに腰かけている状態だと、部下は90cmという距離まで近づいて、話しかけてきたのです。
さらに、上司がスタンディングデスクで仕事をしていた時には、部下はすぐ隣にやってきて、45cmという至近距離で上司に業務の相談を始めました。
この計測実験は、複数の企業で実施したのですが、どこも同じような結果となっています。また、飲食店やホテルのロビーなどで空いている席に腰かける際、隣席からどの程度距離を空けるかを椅子の高さごとに計測した実験でも、同様の結果が得られています。