読み手は何を知りたいか
ここで、具体的な書き方の話に移ろう。簡潔に書く場合、原則は個条書きということになる。優れた個条書きはすべて、最初に「結論」が明示され、次に「課題」、最後に課題に対する「対策」という形で構成されている。
2003年、弊社が杏林製薬との事業統合交渉を進めていたとき、私はこの件について在米のアドバイザリー・ボードに説明するため、バージニアに赴いたことがあった。現地に到着して、さて明日の報告の準備でも始めようかと思っていると、トップに呼ばれて「杏林の話はダメになった」といきなり告げられた。日本で書き上げてきた40枚の報告書が、この一言でふいになってしまったのだ。明朝までに、まったく逆の内容の報告書を書き上げねばならない。時間がない。
限られた時間の中で、私が最優先に考えたのが、アドバイザリー・ボードは何を知りたいかであった。まず知りたいのは、なぜダメになったのか、その真相だろう。次に、この破談によって帝人の成長戦略はどう影響を受けるのか。そして最も重要なのは、考えうる成長戦略オプションの中で帝人は今後何を選択するのか、再びM＆Aの相手を探すのか、オーガニック・グロースを目指すのか、であろう。要するに、結論→課題→対策である。
私はこれらを、文字通り簡潔な言葉でレポートにまとめ、ボードの納得を得ることができた。だが仮に、破談になった経緯をくどくど説明することに終始していたら、彼らの納得を得ることは難しかっただろう。つまり、結論→課題→対策の流れとは、読み手が当然知りたがるであろうことに即した構成なのである。
一晩という短い時間の中で、なぜ私が説得力のあるレポートを書き上げることができたかといえば、上司から文章を細部にわたって叩かれ続けてきたからである。徹底的に叩かれることによって、文章を書く経験は厚みを増していく。部下にきちんとした文章を書かせたいと思ったら、叩くという作業も時に必要なのだ。